Efficiënt aantekening maken tijdens een conference call

Een notitieboek is een must tijdens iedere conference call. Het zijn vaak lange gesprekken met veel informatie, die je via een laptopscherm toch net iets minder goed opneemt dan in real life.

Natuurlijk lijkt het makkelijker en sneller om mee te typen maar, schrijven helpt je te onthouden en veroorzaakt geen audio storingen. Want niets is vervelender dan een collega die tijdens het gesprek de audio verstoort met geluiden van luid getyp op een toetsenbord. Plus, uit verschillende onderzoeken blijkt dat bij het maken van aantekeningen met pen en papier je gedwongen wordt om hoofd- en bijzaken te onderscheiden, terwijl je bij gebruik van een laptop vaak letterlijk de uitspraken van iedereen in de meeting vastlegt.

Maar hoe maak je nou efficiënt aantekeningen en zorg je dat je deze achteraf nog kunt ontcijferen? Niets is vervelender dan terugkijken op je aantekeningen en er niets meer van begrijpen.

Een paar korte tips:

Begin altijd met het noteren van de datum. Dit maakt het terugzoeken van aantekeningen makkelijker.

Schrijf voordat de conference call start, alle punten op die besproken moeten worden en eventuele vragen die je wilt stellen. Een goede voorbereiding is het halve werk!

Laat de andere deelnemers vooraf duidelijk weten dat je tijdens de call alles noteert. Zo weet iedereen dat er één iemand zorgt voor een duidelijke samenvatting op het einde en begrijpen ze ook waarom je soms iets later zult reageren op een vraag.

Plaats een uitroepteken voor belangrijke notities. Dit maakt het makkelijker om na de conference call een duidelijke to-do lijst op te stellen.

Laat ruimte tussen notities zodat je eventueel later nog iets kunt toevoegen. Zo hoef je niet te werken met slordige pijltjes of verbindingstekens.

Gebruik alleen afkortingen die je niet kunt vergeten en die de andere deelnemers ook zullen begrijpen.

Digitaliseer later je aantekeningen met SCRIBZEE. Deel ze makkelijk met je collega’s en raak ze niet kwijt in de zeeën van notities.