Sortieren und organisieren Sie ihre Informationen

Sie haben sich in ihrem Oxford Notizbuch im Unterricht, bei einem Meeting oder bei einem Kundenbesuch Notizen gemacht und natürlich haben Sie sie in SCRIBZEE eingescannt.Sie also Informationen gespeichert, um jederzeit und überall auf sie Zugriff zu haben. Aber können Sie sie wirklich schnell wiederfinden, wenn Sie sie brauchen?

Mit der SCRIBZEE- Suchfunktion (das Lupensymbol) in NOTES können Sie ihre Notizen schnell wieder finden, indem sie ein Schlagwort eingeben. Sie können ihre Notizen auch nach Themen in Ordnern sortieren. Auch hier können sie wieder die Suchfunktion nutzen, um in der Liste der Ordner den richtigen zu finden.

Also warum sollte man seine Notizen ordnen?

Erst einmal können Sie mit SCRIBZEE Ordner erstellen, personalisieren, Sachen hinzufügen und Inhalte teilen.

Wenn du Schüler oder Student bist, dann legst du dir natürlich für jedes Fach einen Ordner an. Schreibe auf deine Notizen immer das Datum, so kannst du sie ganz einfach ordnen und fertig bist du. So ist es viel einfacher zu wiederholen und Informationen mit deinen Freunden zu teilen.

Wenn sie allerdings berufstätig sind, dann entscheidet die Art und Weise, wie sie ihre Notizen ordnen darüber, wie schnell Sie sie wiederfinden. Denn oftmals enthält ein Meeting, eine Besprechung oder auch ein Denkprozess alleine mehrere Themen. Und da wir oft nicht so genau sind mit der Benennung von Projekten und der Rechtschreibung der Projektnamen, ist es umso schwieriger mit der Suchfunktion das Richtige zu finden. Deswegen ist es äußerst wichtig, wie sie ihre Dokumente benennen und ordnen.

Hier sind ein paar Tipps, um ihnen das Leben zu erleichtern:

Nur ein Thema pro Seite

Wenn es möglich ist, benutzen sie für jedes neue Thema eine neue Seite. Dadurch verbraucht man zugegeben mehr Papier, aber es ist dadurch einfacher die Themen in logische Ordner zu sortieren. Ihre Notizen spiegeln natürlich ihre vielfältigen Interessensfelder wider, aber sie sind kein Kuddelmuddel.

Kein Kuddelmuddel-Ordner

Zum Beispiel erstellen sie den Ordner „Administration“, weil Verwaltung in ihrem Job nur einen kleinen Teil ausmacht. Das Risiko ist, dass sie wahrscheinlich mit der Zeit viele Sachen in den Ordner tuen, die nur entfernt etwas damit zu tun haben. Überleg sie sich also nochmal ob es nicht doch besser wäre, mehrere Ordner zu erstellen anstatt nur einen mit einem dehnbaren Namen.

Finden Sie den besten Titel

Wenn sie ihre Ordner benennen, sollten sie sich fragen: „Wann werde ich ihn brauchen?“ (und nicht: „Was passt dazu?“). Wenn sie die erste Frage beantworten, dann werden sie schon wissen, in welcher Situation sie diese Notizen benötigst. Und die Antwort darauf gibt ihnen schon der Titel für den Ordner und der ist entscheidend, wenn sie das nächste Mal nach ihm suchen. Zum Bespiel, wenn sie einen Ordner „Vertrieb“ nennen, ist es vielleicht nicht der beste Titel, wenn sie im Vertrieb arbeiten. Es ist dann vielleicht besser die Ordner „Meine zukünftigen Präsentationen“ oder „Projekt für Kunde X“ zu benennen, auch wenn es in beiden Fällen um den Vertrieb ging. Je spezifischer und zweckorientierter die Titel der Ordner sind, desto einfacher und schneller finden sie Zukunft ihre Notizen.

Nur die Informationen, die Sie brauchen  – nicht mehr und nicht weniger

Sie sollten nicht Dinge zusammentun, die überhaupt nichts miteinander zu tun haben. Da Sie jederzeit Seiten aus einer Notiz löschen oder hinzufügen können, sollten sie darauf achten, dass immer alle Informationen über Kunde X in einem Ordner gebündelt sind, aber sonst nichts anderes im Ordner ist.

Chronologisch ordnen

Wenn sie ihre Notizen chronologisch ordnen wollen, müssen sie immer das gleiche Format benutzen wie z.B. JJJJ/MM/TT (Jahr/Monat/Tag). Auf diese Weise werden die Ordner automatisch chronologisch gespeichert. Benennen sie  ruhig Ordner oder Notizen um, wenn sie nicht länger relevant oder wichtig sind.

Befolgen sie dieses vorgeschlagene Ordnungssystem, das sehr effektiv ist. Sie wissen, dass Sie es richtig machen, wenn:

  • sie jede Notiz, die sie brauchdn, in weniger als 50 Sekunden finden
  • sie wissen, was in einem Ordner ist, ohne ihn zu öffnen
  • sie nicht mehr das Bedürfnis haben, einen Ordner den verheerenden Namen „Sonstiges“ zu geben
  • sie keine Notizen mehr haben, die nirgendwo reinpassen
  • sie sich nicht mehr den Kopf zerbrechen, um die richtigen Notizen zu finden.

Laurence Einfalt