6 Angewohnheiten, die Sie sich zu Eigen machen sollten, um Ihre beruflichen To-do-Listen zu optimieren

Wie oft haben Sie schon beim Verlassen Ihres Büros gedacht: „Verdammt! Ich habe völlig vergessen, dass ich heute eigentlich Herrn Soundso anrufen sollte.“ oder „Mist! Ich hätte heute eigentlich unbedingt eine E-Mail an meine Kollegin schreiben müssen“? 

Um solche Situationen zu vermeiden, brauchen Sie eine To-do-Liste — ein wirksames Hilfsmittel, um Ihre Aufgaben zu organisieren und effektiver zu arbeiten!

Der richtige Zeitpunkt und Ort sind wichtig
Das Sofa in Ihrem Wohnzimmer ist bestimmt nicht der beste Platz, um die To-do-Liste für Ihre Arbeit zu erstellen. Es ist besser, sich schon in der entsprechenden Umgebung zu befinden, d.h. in Ihrem Büro. Das hat viele Vorteile, unter anderem haben Sie dort alles parat: Kalender, Besprechungsnotizen, E-Mails, Kontaktdaten etc.. So können Sie sich sicher sein, dass Sie nichts übersehen. Was den richtigen Zeitpunkt angeht, sind der Tag und die Uhrzeit eigentlich egal. Eine To-do-Liste sollte immer auf Ihre Aufgaben abgestimmt sein, nicht auf Ihren Kalender! Nichtsdestotrotz sollten Sie einen Zeitpunkt wählen, an dem sie nicht gestört werden.

Optimales Denken erfordert gute Hilfsmittel
Es ist wissenschaftlich bewiesen, dass man mit einem Stift und einem Notizbuch seine Gedanken viel direkter organisiert als mit einer Computertastatur. In erster Linie fördert es die Informationsspeicherungsfähigkeit des Gehirns. Wenn Sie eine To-do-Liste handschriftlich aufschreiben, haben Sie den Großteil schon im Kopf, was Ihnen erheblich dabei helfen wird, alles zu erledigen. Sie sollten auch noch zusätzliche Hilfsmittel benutzen wie zum Beispiel den OXFORD® Task Manager, ein kleines sehr praktisches Notizbuch, das einem dabei hilft seine To-do-Listen zu organisieren. Die Symbole, die Kopfzeile für eine thematische Einteilung und der rechte Seitenrand zum Hinzufügen von Daten oder Namen ermöglichen es Ihnen, immer auf einen Blick zu sehen, wie weit Sie mit Ihren Projekten sind. Zudem ist es SCRIBZEE-kompatibel.

Nicht EINE sondern MEHERE To-do-Listen
Überladene To-do-Listen sind eher als motivierend.  Also warum organisieren Sie sie nicht mal thematisch („Projekt X“, „Veranstaltung am 18. Dezember“) anstatt nach Woche oder Datum? Dann sind sie wie Werkzeugkästen, auf die Sie zugreifen können, wenn Sie gerade ein bestimmtes Thema bearbeiten wollen und Sie sehen auf einen Blick, was Sie noch dafür machen müssen und bis zu welcher Deadline.

Mit einem Klick, etwas zur To-do-Liste hinzufügen
Damit Ihre To-do-Liste eine echte Produktivitätshilfe ist, muss sie schnell zugänglich sein und mit dem jeweiligen Thema verbunden sein. Sobald Sie die Aufgabe in Ihrem OXFORD® Notizbuch aufgeschrieben haben, können Sie sie mit SCRIBZEE® einscannen. Erstellen Sie in der App den Ordner „Projekt X“ und fügen Sie zum Beispiel Besprechungsnotizen oder eine Liste der wichtigsten Ansprechpartner hinzu. Somit haben Sie immer alles auf Ihrem Smartphone dabei und können jederzeit die relevanten Informationen einsehen.

Sehen Sie es als gemeinschaftliches Hilfsmittel
Haben Sie einen Job, bei dem Sie mit Ihren Teams und Kunden an Projekten zusammenarbeiten müssen? Ihre To-do-Liste kann ein sehr praktisches Hilfsmittel für diejenigen sein, die mit Ihnen zusammen arbeiten. Ergreifen Sie nach einem Meeting die Initiative und erstellen Sie eine To-do-Liste, die in Phasen und Beteiligte unterteilt ist.  Speichern Sie Ihre Aufzeichnungen in SCRIBZEE und lassen Sie sie allen Ihren Mitarbeitern per E-Mail zukommen. Auf diese Weise sind alle auf dem gleichen Informationsstand und können die Aufgaben ausführen, um ihre Ziele zu erreichen.

Setzen Sie Prioritäten
Nicht alle Aufgaben, die auf der Liste stehen, haben den gleichen Risikofaktor und sind von vergleichbarer Dringlichkeit. Um die Aufgaben, die Vorrang haben, schnell zu erkennen, können Sie sich eine Farbkennzeichnung zulegen (nach Projekt oder nach Deadline etc.) oder eine Tabelle erstellen („Dringend“, „Bis zum 15. Dezember zu erledigen“, „einen Termin planen“ etc).  Um noch effektiver zu sein, können Sie die Kontaktdetails der jeweils relevanten Ansprechpartner zu Ihrer To-do-Liste hinzufügen. Dadurch werden Sie den Anruf nicht absagen oder vergessen können, weil Sie die Daten zu dem Zeitpunkt nicht zur Hand haben.

Wenn Sie diese Tipps beachten, wird Ihnen Ihre To-do-Liste dabei helfen, den ganzen Tag effektiver zu sein!