Så sorterar och organiserar du din information

Du har antecknat i din Oxford-anteckningsbok under lektionen eller på internmötet, eller kanske ute hos kund. Och naturligtvis skannade du anteckningarna med SCRIBZEE® efteråt. Du har precis sparat informationen så att du kan hämta den igen när du vill och oavsett var du befinner dig. Frågan är om du kan hitta den snabbt när du behöver den?

Om du använder SCRIBZEE®-sökmotorn (förstoringsglaset) under ANTECKNINGAR, hittar du dina anteckningar genom att bara skriva in nyckelordet som du letar efter. Du kan även ordna dina anteckningar efter tema i en mapp. Återigen: att söka med hjälp av sökmotorn i listan med mappar är superenkelt.

Finns det då någon mening med att arkivera dina anteckningar?

För det första, för att kunna lägga till, anpassa och dela ditt innehåll kan du använda SCRIBZEE® för att skapa mappar.

Om du är en student, kommer du uppenbarligen att skapa mappar för varje ämne. Märk dina anteckningar med datum så att du kan organisera dem, och du har lagt grunden. Detta kommer att göra det lättare att granska och dela information med dina vänner.

Om du förvärvsarbetar kommer emellertid sättet som du arkiverar dina anteckningar på att ha stor betydelse för hur snabbt du kan hitta det du behöver. Detta eftersom flera olika ämnen ibland kan tas upp på ett möte, i en konversation eller när du funderar. Och så är vi inte alltid så konsekventa när vi namnger projekten eller stavningen av egennamn, vilket gör det desto svårare för sökmotorn. Det är därför som sättet som du namnger och organiserar dina dokument är så viktigt.

Här är några tips på hur du kan göra livet lite enklare:

En sida per ämne

Om möjligt ger du varje ämne en egen sida. Det betyder visserligen att du kommer att använda fler sidor, men det gör det enklare att sammanställa dina anteckningar i meningsfulla mappar. Dina anteckningar kommer att spegla mångfalden hos dina intressen, men de kommer inte att vara ett ”virrvarr”.

Ingen ”skräp”-mapp

Låt oss ta ett exempel. Du skapar en mapp som du kallar ”Administration” eftersom administrativa frågor endast utgör en liten del av dina arbetsuppgifter. Risken är att du kommer att bli frestad att lägga allt som inte är kopplat till dina största intressen i den mappen. Ta istället några sekunder för att tänka igenom det och, vid behov, skapa flera mappar istället för bara en mapp som innehåller allt och som har ett universalnamn.

Hitta det bästa namnet

När det gäller vad du ska ge din mapp för namn bör du fråga dig själv: ”När kommer jag behöva den?” (inte ”Vad passar den ihop med?”. Om du besvarar den första frågan betyder det att du redan vet varför och under vilka omständigheter som du kommer att vilja använda dig av anteckningarna. Svaret på den frågan ger dig ett mappnamn som kommer att vara meningsfullt i framtiden (dvs. exakt när du behöver den). Låt oss ta ett exempel. Om du kallar mappen ”Försäljning”, kanske det inte är det mest praktiska namnet om ditt arbete rör, just det, försäljning. Det kan vara en bättre idé att ge en av dina mappar ett namn som ”För framtida presentationer” och en annan ”Projekt för Kund X”, även om båda dessa ämnen diskuterades vid ett och samma möte. Ju mer specifikt och ändamålsinriktat namnet är, desto lättare kommer det att bli för dig att hitta dina anteckningar.

Bara den information som du behöver, varken mer eller mindre

Du kan inte klumpa ihop saker som inte har någon som helst koppling till varandra. Med tanke på att du kan lägga till eller ta bort sidor från en anteckning ser du till att lägga all information om Kund X i en särskild mapp och rensar bort allt annat.

Kronologisk arkivering

Om du vill att dina anteckningar ska arkiveras i kronologisk ordning, namnger du dina anteckningar i samma format, t.ex.: ÅÅÅÅ/MM/DD (år/månad/dag). På så sätt kommer de automatiskt att arkiveras i rätt ordning.

Tveka inte att byta namn på anteckningar och mappar om deras ursprungliga namn inte längre är särskilt relevant eller meningsfullt.

Följ detta råd för att skapa ett arkivsystem som fungerar. Du vet att du fått ordning på det när:

  • Du hittar informationen som du behöver inom mindre än 50 sekunder;
  • Du inte behöver öppna en mapp för att se vad den innehåller;
  • Du inte längre behöver använda dig av arkiveringsmardrömmen: en ”diverse”-kategori;
  • Du inte längre har några ”överblivna” anteckningar som inte hör hemma någonstans;
  • Du inte längre behöver försöka komma ihåg var du har sparat viss information.