ZTD-metoden: Tio enkla tips till ett mer produktivt och välorganiserat 2018!

Mitt skrivbord ger snart vika för alla papper som ligger på det. Varje morgon berättar min inkorg för mig att jag har över 200 olästa meddelanden.  

Häromdagen bokade jag in två möten på exakt samma tid … Med det sagt är jag inte så välorganiserad just nu … Men i år har jag bestämt mig! Jag ska ändra på allt det där med Zen to Done- metoden (eller ZTD-metoden)! Metoden uppfanns av Leo Babauta, grundare till bloggen zenhabit.net med syftet att hitta enkla lösningar på strukturella utmaningar i vardagen.

  • Jag får hela tiden nya idéer, ofta många under en dag, men de försvinner lika snabbt igen. Jag för regelbundet anteckningar för att hålla koll på dem. Jag använder en liten anteckningsbok som är lätt att ta med så att jag kan skriva ner allt jag kommer att tänka på.  Så fort jag har tid läser jag genom dem och flyttar över de bästa idéerna till min att göra-lista i mina projektmappar eller min dagbok.
  • Jag går genom all information minst en gång om dagen. Oavsett om det gäller mail, korrespondens, röstmeddelanden, mötesanteckningar eller anteckningar från min anteckningsbok. Jag börjar med den senaste informationen och gör det som krävs: arkiverar, planerar, senarelägger, delegerar, kastar!
  • Jag planerar veckans arbetsuppgifter. Varje dag prioriterar jag tre uppgifter jag måste utföra under dagen, helst så fort som möjligt. Efter det kan jag koncentrera mig på mitt övriga arbete, och till och med ligga före min planering. Jag kommer ihåg att uppdatera mitt schema så fort en uppgift är utförd.  Det perfekta planeringsverktyget:
  • Jag gör en sak i taget, inte flera saker samtidigt. Jag skickar inte ett mail, svarar i telefon och läser en text samtidigt. Om du vill göra något ordentligt kan du bara göra en sak åt gången! Framför allt tillåter jag inte mig att bli distraherad eftersom det är så svårt att hitta koncentrationen igen. Därför gör jag mig av med alla störande moment: notiser om att ett nytt meddelande har kommit, ljudet på min telefon, öppna flikar i min webbläsare, papper över hela skrivbordet med mera. Jag arbetar i öppet kontorslandskap och sätter mig därför gärna i ett tyst mötesrum.
  • Jag gör listor över enkla uppgifter varje dag och delar in dem efter ämne: hem, kontor, projekt, inköp med mera. Jag kan bland annat använda min anteckningsbok  för att begränsa antalet saker jag måste bära med mig, och då börjar jag i slutet, så att jag inte blandar ihop informationen.
  • Jag organiserar min arbetsyta: Jag organiserar min arbetsplats genom att ge varje sak en specifik plats. Jag förser mig själv med förvaringsredskap som pärmar, plastmappar med mera. Jag organiserar saker efter hand, så att jag alltid har en arbetsyta där jag kan koncentrera mig.
  • Jag ser över mina mål varje vecka. Jag stämmer av vad jag har gjort och vad jag har kvar att göra, vilket innebär att jag alltid vet vad jag måste göra härnäst.  Om jag inte har uppnått mina mål försöker jag ta reda på varför, och identifierar förbättringssätt. En gång i månaden eller en gång om året gör jag samma sak men går mer in på djupet.
  • Jag prioriterar rätt. Jag struntar i alla uppgifter och projekt som inte är viktiga och fokuserar istället på det som krävs för att jag ska uppnå mina mål. Jag ställer rätt frågor till mig själv för att kunna prioritera rätt: är detta verkligen viktigt i det här skedet av projektet? Behöver jag verkligen den här informationen nu, eller borde jag vänta till slutet av veckan?
  • Jag skapar rutiner. Förutom specifika event som kundmöten eller teammöten försöker jag alltid inleda dagen med samma ritual: besvara mail, arkivera papper, bekräfta möten, skriva min att göra-lista, se över mitt schema med mera.  Innan jag går för dagen upprepar jag samma sak: jag tar bort mail jag har besvarat, stryker över uppgifter jag har avslutat i mina anteckningar, arkiverar lösa papper med mera.
  • Jag försöker hitta saker som engagerar mig. När du tycker om det du gör har du inte samma benägenhet att skjuta upp saker och ting utan vill istället hela tiden prestera ännu bättre. Idag känns det verkligen trögt att ta sig till jobbet. Jag kanske skulle fundera på varför. Jag försöker identifiera det som stressar mig och det jag inte kan hantera: är det miljön, ledningsgruppen, kunderna, uppgifterna eller personliga relationer? Jag pratar med kollegor, chefer och vänner som vill hjälpa till. Och om jag ändå inte hittar motivationen behöver jag påminna mig själv om att ett nytt år innebär nya möjligheter – både vad gäller jobbet och privatlivet!

Genom att använda principerna för ZTD-metoden använder jag mig av positiva metoder som hjälper mig att skapa en bättre struktur.  Snabbare än du tror blir det en vana, och du har lyckats skapa rutiner som gör dig ännu mer effektiv – varje dag!