Chefer: lär er att delegera!

Varje minut av en chefs dag är dyrbar! För att inte slösa bort en enda minut och faktiskt spara tid, bör du kunna lita på din personal. 

Nyckelordet är delegering! Trots att detta ibland tolkas som att släppa kontrollen, är det faktiskt en viktig färdighet för en chef. Genom att tillämpa lämpliga metoder och rätt strategi blir det till en vana som du efter ett tag kommer att finna oumbärlig och som dina team kommer att uppskatta.

Varför ska man delegera?
1- Oförutsedda händelser kan, en vanlig dag, kullkasta ett välorganiserat schema. Uppgifter som skjuts upp till nästa dag måste läggas till redan inplanerade uppgifter. Detta medför att arbetsbördan ökar över tid och till slut vet du inte vad du ska fokusera på.
2-Om du försöker att göra för mycket samtidigt löper du risken att bli mindre effektiv, för att inte tala om att du sätter din hälsa på spel.
3-Att inte klara av allt är inte ett misslyckande, snarare det motsatta. Din roll som chef bör vara att fokusera på dina prioriteringar så att ditt team går i rätt riktning i rätt takt.

Huvudpunkt
Hitta rätt balans: att delegera för mycket är inte heller en bra lösning. Din personal kan få intrycket att du inte gör något, vilket kan undergräva din auktoritet som chef!

Gör en sak i taget
1-Börja med att fastställa vilka uppgifter som kan delegeras och till vem, beroende på de olika kompetenser som personerna i ditt team har.
2-Börja med mindre uppgifter som inte gör dig stressad och som inte sätter för stor press på de personer som du har delegerat till, t.ex. att organisera filer, att snygga till en presentation eller att lägga en enkel beställning.
3-Beroende på resultatet kan du successivt delegera svårare uppgifter.

Huvudpunkt
Innan du ger en uppgift till en anställd ska du se till att deras schema anpassas därefter så att de kan genomföra den utan att själva hamna i knipa.

Anta en positiv ledningsstrategi!
1-Om någon gör fel bör du inte ifrågasätta deras förmåga, eftersom det kan påverka motivationen negativt.
2-Fråga dig själv varför de misslyckades för att försöka förstå var de stötte på svårigheter och för att hjälpa dem att inte göra fel framöver.
3-Om uppgiften däremot har slutförts med glans, ska du komma ihåg att berömma dem och skapa ytterligare tillfällen där du kan visa att du har förtroende för dem.

Huvudpunkt
Gör inte om allt eller delar av ett arbete som anförtrotts en anställd – det kommer att skada deras självförtroende. De måste själva utvärdera sina prestationer för att utvecklas.

Hjälp din personal att lyckas!
1-Sätt först och främst upp realistiska tidsfrister och mål.
2-Förklara det avsedda resultatet eller riktlinjerna för uppgiften.
3-Kom ihåg att förse din personal med nödvändiga resurser för uppgiften: budget, teknisk support, utbildning etc. Glöm inte bort att erbjuda dem ditt stöd och visa dem uppmärksamhet.

Huvudpunkt
Använd inte en kontrollerande strategi genom att utforma uppgiften för detaljerat. Låt din personal välja hur de ska organisera arbetet. De använder eventuellt en annan strategi som visar sig vara lika effektiv, eller ännu effektivare, än din.

Sammanfattningsvis: delegering är en färdighet, där du måste följa några enkla, logiska regler. I slutändan kommer du att vinna mycket på det – och även ditt team!