GTD, Getting Things Done® ett enkelt och väldigt effektivt sätt att öka din produktivitet

Denna internationella bestseller är skriven av David Allen, och publicerades för några år sedan (2001 i USA och 2008 i Frankrike). Boken är fortfarande lika aktuell och inspirerande eftersom metoden som nämns är så enkel, lättförståelig och pragmatisk.  SCRIBZEE® digitala verktyg kan enkelt komplettera GTD-metoden.

Organisera upp dina arbetsytor

Pappershögar, mappar och minnesanteckningar som samlas på hög på ditt skrivbord skapar kaos, även när vi inte aktivt tittar på det.  Om du städar upp på dina arbetsytor kan du även städa upp i hjärnan.  För att implementera metoden är det viktigt att avsätta tid för att rensa, sortera mappar, och hitta rätt utrustning och sorteringssystem som passar just dig.

 “Ett sinne som vatten”

Vi översköljs dagligen av telefonmeddelanden, möten, förfrågningar och information, men vår tid och våra resurser förblir de samma. Våra hjärnor glöder av att göra-listor och oavslutade uppgifter som David Allen refererar till som “öppna cirklar”. De tynger oss, orsakar stress och stjäl resurser som istället skulle kunna läggas på annat.

En av huvudprinciperna bakom Getting Things Done är att anteckna allt som tynger dig, fånga alla uppgifter, små som stora, personliga som professionella, akuta och vad det än må vara, och lagra dem i ett tillförlitligt externt minne: du kan använda ett pappersark för varje uppgift du vill skriva ner.

Hantera dina aktiviteter

Med denna information till hands är det nödvändigt att förtydliga den och organisera hur den ska hanteras. Bestäm sedan vilken din nästa åtgärd ska bli, organisera in i projekt, gå över dina listor regelbundet, vidta åtgärder – det finns flera små tips som avsevärt kan underlätta tillvaron:

  • Ta dig an varje punkt i tur och ordning, börja överst. Hantera dem i prioritetsordning, om det är akut eller speciellt intressant, så kommer du att kunna utesluta några av dem.
  • Lägg aldrig tillbaka något i inkorgen.
  • Bestäm dig alltid för nästa fysiska steg för att kunna hantera en uppgift. Att organisera upp den första veckan efter sommarlovet är inte en uppgift.  Att ringa chefens assistent eller att boka ett rum är däremot konkreta aktiviteter som gör att saker och ting rör sig framåt.
  • Vårt favorittips är tvåminutersregeln. Om något tar mindre än två minuter att fullfölja ska du göra det direkt, även om det inte är brådskande.  Detta enkla tips kan förändra ditt arbetssätt och kan spara dig mycket tid.

Tänk om SCRIBZEE® kunde hjälpa dig att tillämpa GTD-metoden:

Planera din dag enligt din agenda: dagen före eller samma morgon, innan dagen börjar, kan du lista alla aktiviteter du har bestämt dig för att fullfölja under dagen på ett papper.  Datera sidan, skanna den med SCRIBZEE® så att du kan ta fram och titta på den när som helst och var som helst.

Var inte överambitiös, sätt upp realistiska mål som visar hur effektiv du har varit under dagen.  Målet är att du ska fullfölja samtliga uppgifter under dagen.  Det finns inget värre än att skjuta ofärdiga uppgifter på framtiden.  Om detta händer ska du fråga dig själv om du verkligen listat konkreta åtgärder istället för flera miniprojekt som kräver flertalet riktiga åtgärder?

Och glöm inte, imorgon är en ny dag!