Sex nya vanor för att optimera dina arbetsrelaterade Att göra-listor

Hur många gånger har du lämnat kontoret och tänkt ”Tusan också, jag glömde helt bort att jag skulle ringa den och den idag” eller ”Sablar, jag skulle ha skickat det där mejlet till min kollega”?

 I situationer som dessa behöver du en Att göra-lista, ett användbart verktyg för att organisera arbetet och bli mer effektiv!

Valet av tid och plats är avgörande
Soffan i vardagsrummet är kanske inte den bästa platsen för att skapa din arbetsrelaterade Att göra-lista. Det kan vara bättre att komma in i rätt tankebanor! Ditt kontor har många fördelar, däribland all nödvändig information nära till hands: kalender, mötesanteckningar, brevväxlingar, kontaktuppgifter etc. På så sätt kan du vara säker på att du inte har glömt något. När det gäller val av tid har dag och tidpunkt ingen betydelse. En Att göra-lista bör anpassas efter dina aktiviteter, inte kalendern! Du bör dock helst välja en tid när du garanterat inte kommer att störas.

Optimerat tänkande kräver bra verktyg
Det är vetenskapligt bevisat: en penna och en anteckningsbok gynnar organiserat tänkande mer än ett tangentbord till datorn. Till att börja med förbättrar denna metod hjärnans förmåga att komma ihåg information. När du har skrivit din Att göra-lista kommer du redan att ha en tydlig bild av vad som behöver göras, vilket hjälper dig att klara av allt på listan. Du bör också dra nytta av specialhjälpmedel, som OXFORD® Task Manager, en liten och mycket praktisk anteckningsbok för Att göra-listor. Med en uppsättning symboler, ett sidhuvud för att gruppera uppgifter tematiskt och en högermarginal där du kan lägga till ett datum eller ett namn kan du enkelt kontrollera hur dina projekt fortskrider. En extra pluspoäng får den för sin kompatibilitet med SCRIBZEE®-appen!

Inte EN utan FLERA Att göra-listor
Ständigt växande Att göra-listor är nedslående snarare än motiverande. Beroende på vilken roll du har kan du organisera dem tematiskt (”Projekt X”, ”Evenemang den 18 december” etc.) i stället för efter vecka eller datum. De blir som verktygslådor som du kan öppna när du behöver ta itu med ett visst ämne och ger dig en överblick över vad som fortfarande behöver göras och när det ska vara klart.

Lägg till i din Att göra-lista med ett enda klick
För att verkligen förbättra din produktivitet bör din Att göra-lista vara lättillgänglig och kopplad till relevant ämne. När du har skrivit ner den i din OXFORD®-anteckningsbok kan du skanna in den med SCRIBZEE®. Använd appen för att skapa en mapp som du exempelvis döper till ”Projekt X”, där du kan arkivera den tillsammans med dina mötesanteckningar, kontaktlista etc. På så sätt har du den alltid nära till hands i din smartphone, och får samtidigt åtkomst till all relevant information.

Tänk på den som ett samarbetsverktyg
Har du en roll där du behöver samarbeta i projekt med ditt team eller dina kunder? Din Att göra-lista kan vara mycket användbar för alla som du samarbetar med. Efter ett möte kan du vara proaktiv och skapa en Att göra-lista som organiseras utifrån projektsteg och deltagare. Spara den i SCRIBZEE® och skicka den till dina medarbetare via e-post. På så sätt har alla deltagare tillgång till samma information och kommer att kunna genomföra erforderliga uppgifter för att uppnå sina mål.

Prioritera dina uppgifter
Alla uppgifter som ska utföras har inte samma riskfaktor och är inte lika brådskande. För att snabbt kunna identifiera prioriterade uppgifter kan du använda färgkoder (per projekt, tidsfrist etc.) eller skapa en tabell (”Brådskande”, ”Klart senast den 15 december”, ”Boka in ett möte” etc.). För att bli ännu effektivare kan du lägga till kontaktuppgifter (e-postadress och telefonnummer) till de personer som du behöver kontakta på din Att göra-lista. Detta innebär att du inte kommer att strunta i eller glömma bort att ringa eftersom du inte har kontaktuppgifterna till hands vid lämplig tidpunkt.

Om du följer detta råd kommer din Att göra-lista leda till ökad effektivitet hela dagen!