Como classificar e organizar as suas informações

Tirou notas no seu bloco de notas Oxford na aula ou numa reunião interna, ou talvez nas instalações de um cliente. E, naturalmente, digitalizou-as com a SCRIBZEE®. Acabou de armazenar informações para que as possa recuperar novamente sempre que queira e onde quer que esteja. Porém, será que as consegue encontrar rapidamente quando precisar delas?

Se utilizar o motor de pesquisa da SCRIBZEE® (a lupa) em NOTAS, pode encontrar as suas notas escrevendo simplesmente a palavra-chave que procura. Também pode organizar as suas notas por tema numa pasta. Mais uma vez, a pesquisa com o motor de pesquisa contido na lista de pastas é extremamente fácil.

Portanto, será que valerá mesmo a pena arquivar as suas notas?

Em primeiro lugar, para conseguir adicionar, personalizar e partilhar os seus conteúdos, pode utilizar a SCRIBZEE® para criar pastas.

Se for estudante, é óbvio que vai criar pastas para cada disciplina. Date as suas notas para que as possa organizar e já está. Isto fará com que seja mais fácil rever e partilhar as informações com os seus amigos.

No entanto, caso seja um profissional, a forma como armazena as suas notas irá ter um impacto real na rapidez com que consegue encontrar aquilo de que necessita. Porque, por vezes, inúmeros assuntos podem ser abordados numa reunião, numa conversa ou até quando está sozinho, entregue aos seus próprios processos mentais. E, depois, não somos sempre absolutamente rigorosos com os nomes de projetos ou com a ortografia dos nomes corretos, o que torna a tarefa do motor de pesquisa ainda mais complicada. É por isso que a forma como nomeia e organiza os seus documentos é essencial.

Eis algumas dicas para lhe facilitar a vida:

Uma página por assunto

Sempre que possível, dê a cada assunto debatido a sua própria página. Evidentemente, isto significa utilizar mais páginas, mas irá facilitar a compilação das suas notas em pastas com significado. As suas notas irão refletir a diversidade dos seus centros de interesse, mas não serão uma «mixórdia».

Nenhuma pasta de «lixo»

Vejamos um exemplo: Cria uma pasta «Administrativa» porque os assuntos administrativos são apenas uma parte marginal do seu trabalho. O risco é que fique tentado a colocar tudo o que não está diretamente relacionado com os seus principais interesses nessa pasta. Em vez disso, demore alguns segundos a pensar bem e, se necessário, crie várias pastas em vez de uma pasta com tudo, com um nome generalista.

Encontre o melhor título

Quando for necessário nomear a sua pasta, pergunte-se: «Quando vou precisar dela?» (e não «Com o que é que combina?»). Se responder à primeira pergunta, significa que já sabe porquê e em que circunstâncias irá querer utilizar essas notas. A resposta a esta pergunta resulta num título de pasta que irá ter significado no futuro (ou seja, exatamente quando precisar dela). Vejamos um exemplo: Se chamar a uma pasta «Vendas», poderá não ser o título mais útil se o seu trabalho for, precisamente, em vendas. Poderá ser mais útil nomear uma das suas pastas «Para apresentações futuras» e a outra «Projeto para o Cliente X», mesmo se ambos os assuntos tiverem sido discutidos na mesma reunião. Quando mais específico e com finalidade for o seu título, mais fácil será encontrar as suas notas.

Apenas as informações de que necessita, nada mais, nada menos

Não pode agrupar coisas que não têm qualquer relação umas com as outras. Tendo em conta que pode adicionar ou eliminar páginas de uma nota, certifique-se de que coloca todas as informações sobre o Cliente X juntas na pasta designada e que corta tudo o resto.

Arquivo cronológico

Se desejar que as suas notas sejam arquivadas cronologicamente, nomeie as suas notas utilizando um formato consistente, como: AAAA/MM/DD (ano/mês/dia). Dessa forma, irão ser automaticamente arquivadas pela ordem correta.

Não hesite em renomear notas e pastas se o nome original já não for particularmente relevante nem tiver significado.

Siga este conselho para ter um sistema de arquivo que funciona. Saberá que acertou quando:

  • Conseguir encontrar qualquer pedaço de informação de que necessita em menos de 50 segundos;
  • Não tiver de abrir uma pasta para saber o que ela contém;
  • Já não sentir qualquer necessidade daquele pesadelo dos arquivos: uma categoria «miscelânea»;
  • Não tiver notas «a sobrar» que não pertencem em lado algum;
  • Já não precisar de puxar pela cabeça para localizar um pedaço de informação.

Laurence Einfalt