O método ZTD: 10 propósitos para ter melhor produtividade e organização para este 2018!

A minha mesa de trabalho está soterrada por uma montanha de papel. A minha caixa de entrada diz-me todas as manhãs que tenho mais de 200 mensagens por ler. 

No outro dia, marquei reunião para duas coisas à mesma hora… Resumindo… Pode-se dizer que não sou especialista em organização. Mas este ano, estabeleci um objetivo: tudo vai mudar graças ao método ZTD (uma versão simplificada do método GTD – Organizar-se com Eficácia). Inventado por Leo Babauta, autor do blogue zenhabits.net, o seu propósito é ajudá-lo a organizar-se propondo-lhe soluções simples para problemas de organização do dia a dia.

  1. Recompilar as ideias à medida que vão surgindo e, por vezes, costumam surgir muitas ao longo do dia, mas muitas vezes evaporam-se tão depressa como chegaram. Tirar notas de forma regular, para as ter todas controladas. Para isso, utilize um pequeno caderno, para poder levá-lo para todo o lado e poder apontar tudo o que lhe venha à cabeça. Tão depressa quanto possível, releia as suas notas e transcreva as melhores para a lista de tarefas.
  2. Processe toda a informação, pelo menos, uma vez por dia, quer sejam e-mails, correspondência, mensagens de voz, notas de reuniões ou notas do seu caderno. Comece pelos temas mais recentes e tome as medidas que sejam necessárias: arquivar, planear, delegar ou eliminar.
  3. Planeie as suas tarefas para toda a semana. Para cada dia, dê prioridade a três, que têm de estar terminadas antes que o dia termine, e faça-as o mais depressa possível. De seguida, poderá concentrar-se de forma mais eficaz no resto, ou até avançar. Lembre-se de atualizar o horário quando uma tarefa tiver sido terminada. A melhor ferramenta para tornar a planificação mais fácil é ter um calendário específico.
  4. Execute uma tarefa em cada momento e não faça várias tarefas ao mesmo tempo. Como, por exemplo, responder a um e-mail e ler um ficheiro ao mesmo tempo: se deseja fazer algo bem, só pode fazer uma coisa de cada vez! Resumindo, tente não se distrair, porque é difícil recuperar a concentração depois de ter sido interrompido. Para o combater, é necessário cortar todas as possíveis fontes de distração, a notificação de quando chega um e-mail, uma mensagem de texto, o som do telefone, várias janelas do navegador aberta e papéis em cima da mesa. Se está a trabalhar num open space, é melhor ir para uma sala de reuniões pequena onde haja silêncio para poder concentrar-se melhor.
  5. Escrever listas de tarefas todos os dias, agrupadas por temas: casa, escritório, projetos, compras, etc. Pode utilizar o seu caderno, por exemplo, para limitar o número de coisas que tem de fazer começando pelo final, assim a informação não se mistura.
  6. Organize o seu espaço de trabalho encontrando um sítio para cada coisa, utilizando objetos para arquivar como arquivadores, dossiers, separadores, etc. Assim, uma pessoa certifica-se de que tem um espaço de trabalho onde se pode concentrar.
  7. Rever objetivos todas as semanas. Detete o que já conseguiu e o que ainda tem por fazer, assim terá sempre em mente o próximo passo que é necessário tomar. Se não conseguiu os seus objetivos, tente entender o porquê e identifique como pode melhorar a sua organização. É recomendável fazer isto uma vez por mês e uma vez por ano de forma mais profunda.
  8. Identifique as suas prioridades. Ignore tarefas e projetos que não sejam essenciais e concentre-se no que é mais importante para conseguir os seus objetivos. É necessário fazer as perguntas corretas para estabelecer prioridades: É realmente necessária essa reunião nesta fase do projeto?, Preciso realmente de informação agora, ou posso esperar que a semana acabe?
  9. Estabelecer rotinas. Deixando de parte os eventos específicos, como, por exemplo, um encontro com um cliente ou uma reunião de equipa, é necessário começar o dia com uma rotina organizativa, que tem de ser sempre a mesma: responder aos e-mails, organizar os documentos, confirmar encontros, escrever listas de tarefas, rever o horário, etc. Antes de sair, tem de repetir a mesma rotina: eliminar os e-mails que já tenham sido resolvidos, tirar do caderno as tarefas que tenham sido executadas, organizar a mesa e arquivar papéis soltos, etc.
  10. Procure aquilo que o apaixona. Quando se gosta do que se faz, é costume não deixar coisas para mais tarde e querer sempre fazer melhor. Se quando vai trabalhar parece que está a arrastar os pés, talvez seja o momento de se fazer certas perguntas. Por exemplo, identificar o que é que lhe gera stress ou o que não pode gerir: é o ambiente, a direção, os clientes, as tarefas a realizar ou as relações pessoais com os colegas? Pode falar daquilo que o preocupa com quem acreditar que melhor o pode ajudar neste tema. De facto, se acredita que não existe forma de encontrar motivação, há quem diga que o início do ano é o melhor momento para mudar o seu trabalho ou até a sua vida.

Adotando os princípios deste método, poderá evoluir na forma de organizar a sua vida. Em breve, todos estes passos irão transformar-se em hábitos, que serão aliados muito importantes para continuar a ser eficaz no seu dia a dia.