Jak sortować i organizować swoje informacje

Zanotowałeś coś w notatniku Oxford podczas zajęć lub na spotkaniu. Naturalnie zeskanowałeś wszystko używając SCRIBZEE®. Przechowałeś informację by móc ją ponownie odczytać kiedykolwiek, gdziekolwiek byś nie był. Czy jednak jesteś w stanie szybko ją znaleźć w razie potrzeby?

Jeśli użyjesz wyszukiwarki SCRIBZEE® (lupa powiększająca) w folderze NOTATKI, możesz odnaleźć swoje zapiski po prostu wpisując kluczowe słowa, których szukasz. Możesz również organizować notatki tematycznie w folderze. Wyszukiwanie listy folderów jest równie proste.

Czy jest więc jakikolwiek sens segregowania własnych notatek?

Po pierwsze, by móc wzbogacać, personalizować i dzielić się swoją zawartością, możesz użyć SCRIBZEE® do tworzenia folderów.

Jeśli jesteś studentem, to oczywiście stworzysz foldery dla każdego przedmiotu. Przypisz datę do swoich notatek, by móc je organizować i gotowe. To znacznie ułatwi powtórkę materiału oraz dzielenie się notatkami ze znajomymi.

Jeśli jednak pracujesz zawodowo, sposób organizacji Twoich notatek może mieć decydujący wpływ na to jak szybko będziesz w stanie odnaleźć informacje, których poszukujesz. Czasami przecież liczba tematów poruszanych podczas spotkania, rozmowy lub nawet przez siebie samego „w głowie” jest znacząca. Dodatkowo nie zawsze jesteśmy absolutnie rygorystyczni jeśli chodzi o nazewnictwo projektów lub ich zapis – to wszystko sprawia, że zwykłe wyszukiwanie z użyciem wyszukiwarki staje się bardziej skomplikowane. Z tego właśnie powodu, sposób nazywania i segregowania notatek jest kluczowy.

Oto kilka wskazówek, które ułatwią Ci życie:

Jedna strona, jeden temat

Jeśli to tylko możliwe, przyporządkuj do tematu jedną stronę. To oczywiście przełoży się na większą ilość stron, lecz za to pomoże w kompilowaniu notatek w folderach. Twoje notatki będą odzwierciedlały różnorodność poruszanych zagadnień, nie będąc zarazem pomieszaniem z poplątaniem.

Żadnego „zbiorczego” folderu

Użyjemy przykładu. Tworzysz folder „Sprawy administracyjne” ponieważ takie tematy są marginalne w Twojej pracy. Istnieje ryzyko, że będziesz tam wrzucać wszystko co nie jest bezpośrednio związane z Twoimi głównymi punktami zainteresowań. Poświęć więcej czasu by to dokładnie przemyśleć i jeśli trzeba, stwórz kilka folderów zamiast jednego zbiorczego do wszystkich tematów.

Znajdź najlepszą nazwę

Nazywając folder, zadaj sobie pytanie: „Kiedy będę go potrzebował?” (a nie „Co do niego pasuje?”). Jeśli odpowiesz na to pierwsze pytanie, to znaczy że już wiesz czemu i w jakich przypadkach będziesz potrzebował tych notatek. Odpowiedź na to pytanie daje Ci nazwę folderu, która będzie coś znaczyć w przyszłości (i.e. dokładnie kiedy będziesz jej potrzebować). Jeśli nazwiesz folder „Sprzedaż”, to może to nie być najbardziej użyteczna nazwa jeśli właśnie pracujesz w sprzedaży. Bardziej przydatne będzie jeśli nazwiesz foldery „Przyszłe prezentacje” i „Projekt dla klienta X” nawet jeśli obydwa z tematów były poruszane na tym samym spotkaniu. Im bardziej szczegółowa i konkretna nazwa folderu, tym łatwiej będzie wyszukać notatki.

Tylko informacje, których potrzebujesz – nic więcej, nic mniej

Nie możesz łączyć tematów, które są zupełnie niepołączone ze sobą. Możesz dodawać lub usuwać strony w notatce, dlatego upewnij się, że wszystkie informacje dotyczące Klienta X znajdują się w przeznaczonym do tego folderze – pozbądź się wszystkich innych informacji.

Chronologiczne segregowanie

Jeśli chcesz segregować notatki chronologicznie, nazywaj je używając stałego formatu, np. YYYY/MM/DD (rok/miesiąc/dzień). W ten sposób notatki automatycznie ułożą się w odpowiedniej kolejności. Zmieniaj nazwy notatek i folderów jeśli ich pierwotna nazwa przestała mieć znaczenie.

Kieruj się tymi wskazówkami by stworzyć system segregowania notatek, który działa. Będziesz to wiedzieć kiedy:

  • Możesz znaleźć jakąkolwiek informacje w czasie poniżej 50 sekund;
  • Nie musisz otwierać folderu by wiedzieć co w nim jest
  • Nie czujesz potrzeby tworzenia „koszmaru segregowania” – folderu „Inne”
  • Nie posiadasz notatek, które nie są nigdzie przyporządkowane;
  • Nie musisz więcej sięgać w głąb pamięci by znaleźć jakąś informację

Laurence Einfalt