Sześć wskazówek, jak zoptymalizować listę zadań

Ile razy zdarzało Ci się wyjść z biura z myślą „O nie! Zupełnie wyleciało mi z głowy, żeby dzisiaj zadzwonić do pani takiej-a-takiej!” lub „Kompletnie zapomniałem wysłać maila do kolegi…”? 

W takich sytuacjach potrzebujesz listy zadań – przydatnego narzędzia, pozwalającego zorganizować pracę i być bardziej efektywnym!

Wybór odpowiedniego czasu I miejsca jest niezwykle ważny

Sofa w salonie nie jest specjalnie odpowiednim miejscem do sporządzania listy zadań. Prawdopodobnie lepiej będzie wybrać środowisko sprzyjające skupieniu umysłu! Twoje biuro posiada wiele zalet, w tym gromadzenie wszystkich potrzebnych źródeł informacji: Twój kalendarz, notatki ze spotkań, historie wiadomości e-mail, dane kontaktowe itp. Mając to wszystko pod ręką, możesz być pewny, że niczego nie przeoczysz. Co do wyboru odpowiedniego czasu – dzień i godzina nie są istotne. Lista zadań powinna być dostosowana do Twoich aktywności, nie kalendarza! Co za tym idzie, powinieneś wybrać taki czas, w którym nic nie będzie Cię rozpraszało.

Optymalne myślenie wymaga odpowiednich narzędzi

Potwierdzonym naukowo faktem jest, że papier i długopis bardziej sprzyjają organizacji myśli niż klawiatura komputera. Po pierwsze i najważniejsze: ta metoda poprawia zdolność mózgu do zachowywania informacji. Już w momencie zapisywania listy zadań, wiele informacji zostaje w głowie, co pomaga dopilnować realizacji każdej z pozycji. Powinieneś również pamiętać o różnego rodzaju pomocach, takich jak np. OXFORD® Task Manager – niewielki i bardzo poręczny notatnik do zarządzania listą zadań. Zestaw symboli, miejsce na nagłówek oraz margines z prawej strony do zapisania daty lub nazwiska sprawią, ze zawsze będziesz w stanie monitorować postęp swoich projektów. Dodatkową zaletą są specjalne tagi w narożnikach, umożliwiające zeskanowanie notatek za pomocą aplikacji SCRIBZEE®!

Nie JEDNA, ale KILKA list zadań

Stale powiększająca się lista zadań jest bardziej przygnębiająca niż motywująca. W zależności od Twojego stanowiska możesz organizować listy zadań tematycznie („Projekt X”, „Wydarzenie 18 grudnia” itp.) zamiast tygodniowo. Wtedy staną się czymś w rodzaju skrzynek z narzędziami, do których możesz zaglądać, gdy będziesz potrzebował zająć się konkretnym tematem lub szybko zorientować się, co jeszcze zostało do zrobienia.

Dodawaj pozycje do listy zadań jednym kliknięciem

Aby stać się naprawdę produktywnym narzędziem, Twoja lista zadań powinna być łatwo dostępna i przypisana do istotnego tematu. Gdy zapiszesz ją w notatniku OXFORD®, możesz zeskanować ją za pomocą aplikacji SCRIBZEE®. Utwórz przy użyciu aplikacji folder o nazwie np. „Projekt X”, w którym możesz przechowywać listę zadań wraz z notatkami ze spotkania oraz kluczowymi kontaktami. Dzięki temu zawsze będziesz miał swoje sprawy w zasięgu ręki oraz dostęp do wszystkich ważnych informacji.

 Pomyśl o tym jak o narzędziu współpracy

Czy obowiązki na Twoim stanowisku obejmują współpracę nad projektami z innymi pracownikami lub klientami? Lista zadań może być bardzo przydatnym narzędziem dla wszystkich pracujących z Tobą osób. Po spotkaniu sporządź listy zadań według etapów prac i uczestników. Zapisz je w aplikacji SCRIBZEE® i roześlij w mailach do współpracowników. Tym sposobem, wszyscy uczestnicy projektu dostaną te same informacje i będą w stanie wprowadzić działania w życie, aby osiągnąć zamierzone cele.

 Ustal priorytety

Nie wszystkie zadania do wykonania posiadają ten sam czynnik ryzyka oraz taki sam stopień pilności. Aby szybko rozpoznawać, które z nich są priorytetowe, możesz oznaczać je różnymi kolorami (według projektu, terminu wykonania itp.) lub stworzyć tabelę („Pilne”, „Na 15 grudnia”, „Umówić się na spotkanie” itp.). Aby być jeszcze bardziej efektywnym, możesz dodać dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu itp.) ludzi, z którymi jesteś w stałym kontakcie do swojej listy zadań. Dzięki temu nie przegapisz połączenia i nie zapomnisz wykonać telefonu tylko dlatego, że w odpowiednim momencie nie miałeś pod ręką potrzebnych danych kontaktowych.

Jeśli będziesz trzymać się tych rad, Twoja lista zadań stanie się kluczem do polepszania efektywności każdego dnia!