Slik kan du sortere og organisere informasjonen din

Du har skrevet notater i Oxford-notatboken din i timen eller under møtet, eller kanskje mens du var ute hos kunden. Naturligvis skannet du dem med SCRIBZEE®. Nå har du lagret informasjonen slik at du kan hente den opp igjen når som helst, og hvor som helst. Men kan du enkelt finne den igjen når du trenger det?

Hvis du bruker søkefunksjonen i SCRIBZEE® (forstørrelsesglasset) i NOTES, kan du enkelt finne notatene dine ved å skrive inn søkeord. Du kan også organisere notatene dine etter tema i en mappe. Også her er det enkelt å bruke søkefunksjonen for lister eller mapper.

Er det da noen vits i å arkivere notatene dine?

For det første kan du bruke SCRIBZEE® til å lage mapper slik at du kan legge til, skreddersy og dele innholdet ditt.

Hvis du er student, kommer du sannsynligvis til å lage mapper for hvert fag. Dater notatene dine slik at du kan organisere dem, og så er du i gang. Det gjør det enklere å lese gjennom og dele informasjon med vennene dine.

Hvis du tar notater på jobb, vil måten du arkiverer notatene dine på være avgjørende for hvor raskt du kan finne igjen det du trenger. Av og til kan det være flere temaer i løpet av et møte, en samtale eller når du sitter for deg selv i en tankeprosess. Da er det ikke alltid vi er like flinke med prosjektnavn eller rettskriving, noe som gjør hverdagen mer utfordrende for søkemotoren. Derfor er det helt avgjørende hvordan du gir dokumentene navn og hvordan du organiserer dem.

Her er noen tips som kan gjøre livet lettere:

Én side per tema

Når det er mulig, bør hvert tema få sin egen side. Dette fører til at du bruker mer papir, men samtidig blir det enklere å samle notatene i fornuftige mapper. Notatene dine viser mangfoldet, men de blir oversiktlige.

Ingen «søppelmappe»

La oss se på et eksempel. Du lager mappen «Administrasjon» fordi en liten del av jobben din dreier seg om det. Sannsynligvis blir du fristet til å legge alt som ikke er direkte relatert til hovedinteressene dine i denne mappen. Isteden bør du tenke deg om en ekstra gang. Hvis det er nødvendig, bør du heller lage flere mapper istedenfor én fellesmappe med et generelt navn.

Finn den beste tittelen

Når du skal gi mappene dine navn, bør du spørre deg selv: «Når kommer jeg til å trenge den?» (istedenfor «Hva passer det sammen med?»). Hvis du svarer på det første spørsmålet, betyr det at du allerede vet hvorfor og i hvilke situasjoner du kommer til å bruke disse notatene. Svaret på dette spørsmålet gir deg et mappenavn som er fornuftig i fremtiden når du trenger det. La oss se på et eksempel. Hvis du kaller mappen «Salg», er det ikke sikkert at det er det mest fornuftige valget dersom du jobber med salg. Det kan være mer nyttig å gi en av mappene navnet «Til fremtidige presentasjoner» og en annen mappe «Prosjekt for kunde X», selv om begge disse temaene ble diskutert i samme møte. Jo mer konkret og formålsrettet navnene er, desto enklere blir det for deg å finne notatene dine.

Bare den informasjonen du trenger – verken mer eller mindre

Du kan ikke samle ting som ikke hører sammen. Siden du kan legge til eller slette sider fra et notat, bør du legge all informasjon om kunde X i samme mappe og fjerne alt annet.

Kronologisk arkivering

Hvis du vil at notatene dine skal arkiveres kronologisk, bør du bruke en fast mal når du gir dem navn – for eksempel: ÅÅÅÅ/MM/DD (år/måned/dag). Da vil de automatisk arkiveres i riktig rekkefølge.

Du må heller ikke være redd for å gi notater og mapper nytt navn hvis det opprinnelige navnet ikke lenger er relevant eller fornuftig.

Følg dette rådet for å få et system som fungerer. Du vet at du har fått det til når:

  • Du kan finne all informasjon du trenger på mindre enn 50 sekunder.
  • Du slipper å åpne en mappe for å finne ut hva som ligger i den.
  • Du ikke lenger har bruk for en «Diverse»-mappe.
  • Du ikke har «overflødige» notater som ikke hører hjemme noe sted.
  • Du slipper å tenke hardt for å finne informasjonen.