ZTD-metoden: Ti gode råd for å gjøre deg mer produktiv og bedre organisert i 2018.

Skrivebordet mitt er i ferd med å kollapse av alt papiret som er på den. Hver morgen forteller innboksen min meg at jeg har mer enn 200 uleste e-poster. 

Her om dagen satte jeg opp to avtaler på samme tidspunkt … Kort sagt er jeg ikke akkurat flink til å være organisert. Men i år har jeg bestemt meg for å endre det med «Zen to Done» eller ZTD-metoden. Metoden ble oppfunnet av Leo Babauta, som driver bloggen zenhabits.net, og har som mål å gi enkle løsninger på de daglige utfordringene med organisering.

  • Jeg skriver ned ideene mine når jeg får dem. Jeg får ofte mange ideer hver dag, men de blir borte like raskt som de kommer. Jeg tar jevnlig notater for å holde orden på dem. Jeg bruker en liten notatbok som er enkel å ha med seg slik at jeg kan skrive ned alt jeg kommer på. Når jeg har tid, leser jeg gjennom notatene mine og overfører de beste ideene til gjøremålslisten min, i prosjektmappen min eller i dagboken.
  • Jeg behandler all informasjonen min minst en gang hver dag, uansett om det handler om e-poster, korrespondanse, meldinger på mobilsvareren min, notater fra møter eller notater fra notatboken min. Jeg begynner med den nyeste informasjonen og gjør det jeg må med den: arkivere, planlegge, utsette, delegere eller kaste.
  • Jeg planlegger arbeidsoppgavene for uken. Hver dag prioriterer jeg tre, som må gjøres den samme dagen, og jeg gjør dem så raskt som mulig. Deretter kan jeg konsentrere meg bedre om resten, eller til og med få et lite forsprang. Jeg husker å oppdatere planen min når jeg har utført en oppgave. Det perfekte verktøyet for å gjøre det enklere å planlegge: en egen kalender.
  • Jeg gjør én ting om gangen, og jeg sier nei til multitasking, for eksempel å sende en e-post, svare på telefonen og lese gjennom et dokument samtidig. Hvis du vil gjøre ting på en god måte, kan du ikke gjøre flere ting samtidig. Først og fremst lar jeg ikke meg selv bli distrahert. Det er vanskelig å konsentrere seg igjen når man har blitt forstyrret. Så jeg fjerner alle distraksjoner: et varsel når jeg får e-post eller tekstmelding, lyden på telefonen, åpne faner i nettleseren min, dokumenter på pulten og så videre. Hvis jeg arbeider i åpent kontorlandskap, finner jeg ofte et møterom hvor jeg kan sitte i fred.
  • Jeg skriver lister over enkle oppgaver hver dag, sortert etter tema: hjemme, kontor, prosjekter, innkjøp og så videre. Jeg kan bruke notatboken min til for eksempel å begrense hvor mange ting jeg må bære med meg. Denne gangen begynner jeg bakerst slik at informasjonen ikke blir forvirrende.
  • Jeg organiserer arbeidsstasjonen min: Jeg rytter på kontoret ved å sørge for at hver ting har sin plass. Jeg utstyrer meg med det jeg trenger for å arkivere ting: arkivmapper, plastlommer, skilleark og så videre. Jeg organiserer ting mens jeg arbeider slik at jeg alltid har en arbeidsstasjon hvor jeg kan konsentrere meg.
  • Jeg evaluerer målene mine hver uke. Jeg gjør opp status for hva jeg har oppnådd og hva jeg fortsatt må gjøre. På den måten har jeg alltid friskt i minne hva jeg skal gjøre først. Hvis jeg ikke har oppnådd målene mine, forsøker jeg å forstå hvorfor, og jeg prøver også å finne ut hvordan jeg kan forbedre organiseringen min. Jeg gjør det samme en gang i måneden og en gang i året, men da mer i dybden.
  • Jeg lager prioriteringer. Jeg ignorerer oppgaver og prosjekter som ikke er avgjørende, og jeg konsentrerer meg om det som er viktig for at jeg skal kunne oppnå målene mine. Jeg stiller de riktige spørsmålene for å finne ut hvordan jeg skal prioritere. Er dette møtet virkelig nødvendig på dette stadiet i prosjektet? Trenger jeg virkelig denne informasjonen nå, eller kan det vente til slutten av uken?
  • Jeg lager rutiner. Bortsett fra konkrete ting, som kundemøter eller gruppemøter, forsøker jeg å starte dagen min med et organiseringsrituale. Det er alltid lik: jeg svarer på e-post, arkiverer papirer, bekrefter avtalene mine, skriver gjøremålslisten, ser gjennom timeplanen min og så videre. Før jeg går fra jobb gjør jeg det samme en gang til: sletter e-poster jeg er ferdig med, streker ut oppgaver jeg har fullført, rydder pulten, arkiverer papirer og så videre.
  • Jeg oppsøker ting som jeg brenner for. Når du liker det du driver med, har du en tendens til å utsette mindre og alltid strebe etter å bli flinkere. Hvis jeg gruer meg for å gå på jobb, er det på tide å stille meg selv noen spørsmål. Så jeg forsøker å identifisere hva det er som stresser meg eller hva det er jeg ikke klarer å takle. Er det miljøet? Ledelsen? Kundene? Oppgavene? Eller personlige relasjoner? Jeg snakker om det med kollegene mine, lederne mine og venner som er villige til å hjelpe. Og hvis jeg ikke finner motivasjonen, husker jeg at mennesker sier at starten på året er den beste tiden for å bytte jobb – og til og med for å gjøre endringer i livet.

Ved å bruke prinsippene fra ZTD-metoden kan jeg organisere livet mitt på en bedre måte. Og ganske snart blir de til vaner – uvurderlige allierte for å gjøre meg mer effektiv i hverdagen.