GTD eller Getting Things Done® er en enkel og svært effektiv måte for å bli mer produktiv

Denne internasjonale bestselgeren er skrevet av David Allen, og det er noen år siden den ble utgitt (2001 i USA og 2006 i Norge). Den er fremdeles aktuell og inspirerende fordi metodene er enkle, omfattende og nøkterne. SCRIBZEE® digitale verktøy kan enkelt brukes sammen med GTD-metoden.

Omorganiser arbeidsområdet

Stabler med papirer, mapper og notater som opptar plass på skrivebordet, virker forstyrrende selv om vi egentlig ikke legger merke til dem. Når du rydder fysisk, frigjør du også plass mentalt. Når du skal innføre metoden, er det viktig å sette av tid til å rydde, sortere mapper, få tak i riktig utstyr og lage et sorteringssystem som passer for deg.

 «Alt flyter»

Med e-poster, telefonbeskjeder, møter og avtaler flyter forespørsler og informasjon sammen, samtidig som tiden og ressursene vi har til rådighet er den samme. Hjernen proppes full av lister over ting vi skal gjøre og uferdige oppgaver, og dette kaller David Allen «Open Loops» (åpne sløyfer). De tynger oss, forårsaker stress og opptar krefter som kunne blitt brukt til noe annet.

Et av hovedprinsippene i Getting Things Done (Få ting gjort!) er å notere ned alt som tynger deg, samle alle oppgaver – liten, stor, privat og på jobb, som haster og alt annet – og plassere alt på et trygt sted, nemlig på et ark som du bruker til å notere ned oppgavene dine, med ett ark per oppgave.

Få kontroll over oppgavene

Når du har alt foran deg, er det viktig å få oversikt og organisere oppgavene. Metoden er som følger: Finn ut hva du skal gjøre, organiser i prosjekter, se jevnlig gjennom listene, og gjør det! Noen få enkle råd kan faktisk endre hverdagen din:

  • Ta for deg hver ting, og start øverst. Se på hvilke som bør prioriteres, som haster eller som du vil gjøre.
  • Legg aldri noe tilbake i innboksen.
  • Velg alltid hva du skal gjøre med oppgaven. Det å organisere den første uken etter sommerferien er ikke en oppgave. Men det å ringe sjefens assistent eller forhåndsbestille et rom er konkrete tiltak som gjør det mulig å bevege seg fremover.
  • Vårt favorittråd er 2-minuttersregelen. Hvis det tar under to minutter å gjøre noe, så gjør det med en gang selv om det ikke haster. Dette enkle rådet kan endre arbeidsmåten din og spare deg for mye tid.

Hva om SCRIBZEE® kunne hjelpe deg å bruke GTD-metoden?

Planlegg dagen etter hva som skjer: Dagen før eller samme morgen skriver du ned alle dagens gjøremål på et ark i notatboken din. Skriv dato på siden og skann den med SCRIBZEE®, slik at du kan se på den når og hvor som helst.

Ikke sett deg for høye mål, men vær realistisk og lag en gjennomførbar liste over oppgaver, som etter endt arbeidsdag vil vise deg hvor effektiv du har vært. Målet er å fullføre alle dagens oppgaver. Det finnes ikke noe verre enn å måtte utsette ting du ikke er blitt ferdig med. Men hvis dette likevel skjer, kan du stille deg selv dette spørsmålet: Var alle oppgavene konkrete oppgaver, eller var de egentlig små prosjekter som krever flere konkrete oppgaver?

I morgen er det en helt ny dag!