Seks vaner du kan tillegge deg for å optimalisere dine profesjonelle gjøremålslister

Hvor mange ganger har du ikke gått fra kontoret og tenkt «Pokker, jeg glemte at jeg måtte ringe til henne i dag» eller «Æsj, jeg skulle sende den e-posten til kollegaen min i dag»? 

I slike situasjoner trenger du en gjøremålsliste, et praktisk verktøy som hjelper deg med å organisere arbeidsoppgavene dine slik at du blir mer effektiv.

Det er viktig å velge riktig tid og sted
Sofaen i stuen er ikke nødvendigvis det beste stedet når du skal lage gjøremålslisten for arbeidsoppgavene dine. Det kan være bedre å komme i riktig sinnsstemning. Det er bedre å velge kontoret. Der har du all informasjonen du trenger: kalender, møtenotater, e-postutvekslinger, kontaktinformasjon og så videre. Da slipper du å overse noe. Når det gjelder tidspunktet, er ikke dagen og klokkeslettet så viktig. En gjøremålsliste skal utformes etter oppgavene dine, ikke etter kalenderen. Men du bør velge tidspunkter når du vet at du ikke kommer til å bli avbrutt.

Du trenger gode verktøy for å kunne tenke optimalt
Det er vitenskapelig bevist: en blyant og en notatbok bidrar til mer organisert tenking enn et tastatur. For det første sørger denne metoden for at hjernen husker bedre. Når du har skrevet gjøremålslisten din, vil du allerede ha god oversikt over mye av den i hodet, noe som gjør det enklere å få utført alt som står på den. Du bør også benytte deg av egnede hjelpemidler, som OXFORD® Task Manager, en liten og veldig praktisk notatbok for gjøremålslister. Symbolene, boksen for topptekst som lar deg gruppere oppgavene dine etter temaer og høyremargen som gjør det enkelt å skrive inn dato eller navn gjør at du alltid har full oversikt over hvor langt du har kommet med prosjektene dine. Som en ekstra bonus er den kompatibel med SCRIBZEE®-appen.

Ikke én, men flere gjøremålslister
Gjøremålslister som blir stadig lengre er mer nedslående enn motiverende. Hvorfor ikke organisere dem etter temaer («Prosjekt X», «Arrangement 18. desember» og så videre) istedenfor etter uke eller dato? Da blir de til verktøykasser som du kan bruke når du skal arbeide med temaer, og du får raskt oversikt over hva du må gjøre – og når du må være ferdig.

Legg nye ting i gjøremålslisten med ett klikk
For å kunne hjelpe deg med produktiviteten, må det være enkelt å få tilgang til gjøremålslisten, og den må være koblet til det aktuelle temaet. Når du har kladdet i din OXFORD® notatbok, kan du skanne den med SCRIBZEE®. Du kan for eksempel bruke appen til å lage en mappe som du kaller «Prosjekt X», og i den kan du arkivere notater fra møter, viktige kontaktlister og så videre. Da har du alltid informasjonen for hånden på smarttelefonen din, og du får alltid tilgang til all relevant informasjon.

Tenk på den som et samarbeidsverktøy
Har du en rolle som krever at du samarbeider med team eller kunder i prosjekter? Gjøremålslisten din kan være et nyttig verktøy for alle som samarbeider med deg. Etter et møte kan du være proaktiv og lage en gjøremålsliste som du organiserer etter fremdrift og deltakere. Lagre den i SCRIBZEE®, og send den på e-post til kollegene dine. Da får alle deltakerne den samme informasjonen, og de kan implementere tiltakene for å nå målene sine.

Prioriter oppgavene dine
Ikke alle oppgaver har like høy risikofaktor, og ikke alle haster like mye. For å kunne prioritere oppgavene raskere, kan du bruke fargemerking (etter prosjekt, tidsfrist og lignende) eller lage en tabell («Haster», «Må gjøres før 15. desember», «Lag en avtale» og så videre). For å kunne bli enda mer effektiv, kan du skrive inn kontaktinformasjonen (e-postadresse og telefonnummer) til de du må kontakte i gjøremålslisten. Da slipper du å utsette telefonsamtalen eller glemme den fordi du ikke har informasjonen for hånden når du trenger den.

Hvis du følger dette rådet, blir gjøremålslisten din nøkkelen til en mer effektiv arbeidsdag.