Hoe sorteer en orden je je informatie

Je hebt in de klas of bij een interne vergadering, of misschien op locatie bij een klant, aantekeningen gemaakt op je Oxford schrijfblok. En natuurlijk heb je die ingescand met SCRIBZEE®. Je hebt zojuist informatie opgeslagen, zodat je die terug kunt vinden waar en wanneer je maar wilt. Maar kun je die informatie snel terugvinden wanneer je die nodig hebt?

Als je de SCRIBZEE® zoekmachine (het vergrootglas) gebruikt in AANTEKENINGEN, kun je je aantekeningen terugvinden door simpelweg het trefwoord in te typen dat je zoekt. Je kunt je aantekeningen ook op thema organiseren in een map. Ook hier geldt dat zoeken met de zoekmachine die je in de lijst met mappen vindt supereenvoudig is.

Is het dan eigenlijk nog wel nodig om je aantekeningen te archiveren?

Allereerst kun je, om je content te kunnen uitbreiden, personaliseren en delen, gebruik maken van SCRIBZEE® om mappen aan te maken.

Als je student bent, zul je uiteraard mappen aanmaken voor elk vak. Dateer je aantekeningen, zodat je ze kunt organiseren, en klaar is kees. Zo kun je makkelijker informatie wijzigen en delen met je vrienden.

Als je SCRIBZEE® daarentegen beroepsmatig gebruikt, zal de manier waarop je je aantekeningen archiveert duidelijk invloed hebben op de snelheid waarmee je kunt terugvinden wat je nodig hebt. Omdat vergaderingen, gesprekken of zelfs alleen je eigen denkprocessen soms meerdere onderwerpen omvatten. En dan zijn we niet altijd even precies als het gaat om projectnamen of de spelling van eigennamen, wat de taak van de zoekmachine nog moeilijker maakt. Daarom is de manier waarop je je documenten een naam geeft en organiseert van essentieel belang.

Hieronder vind je een paar tips die het leven makkelijker maken.

Eén pagina per vak

Gebruik zo mogelijk voor elk vak waarvoor je aantekeningen maakt een aparte pagina. Toegegeven: dat betekent dat je meer pagina’s moet gebruiken, maar het maakt het wel gemakkelijker om je aantekeningen in zinvolle mappen bij elkaar te houden. Je aantekeningen laten zien hoe divers je interesses zijn zonder een “wirwar” te worden.

Geen map met rommel

Een voorbeeld. Je maakt een “Administratie”-map aan, omdat administratie slechts een klein deel van je werkzaamheden uitmaakt. Je loopt het risico dat je geneigd zult zijn om alles wat niet direct betrekking heeft op je kerninteresses in deze map te stoppen. Neem liever even een paar seconden de tijd om hier goed over na te denken en maak zo nodig verschillende mappen aan, in plaats van maar één verzamelmap met een algemene naam.

Bedenk de beste naam

Als het erop aankomt om je map een naam te geven, vraag je dan af: “Wanneer heb ik deze map nodig?” (in plaats van: “Waar past deze map bij?”). Als je de eerste vraag beantwoordt, betekent dat dat je al weet waarom en in welke situatie je deze aantekeningen zult willen gebruiken. Het antwoord op deze vraag levert je een mapnaam op die zinvol zal zijn in de toekomst (precies wanneer je de map nodig hebt). Een voorbeeld. Als je je map “Verkoop” noemt, kan het zijn dat dat niet de meest zinvolle naam is, als je werkzaam bent in – jawel – de verkoop. Het kan nuttiger zijn om een van je mappen “Voor toekomstige presentaties” te noemen en de andere map “Project voor Klant X”, ook als beide onderwerpen tijdens dezelfde vergadering aan de orde zijn geweest. Hoe specifieker en doelgerichter je naam is, hoe eenvoudiger het wordt om je aantekeningen terug te vinden.

Alleen de informatie die je nodig hebt – niets meer en niets minder

Je kunt niet zomaar dingen die absoluut niets met elkaar te maken hebben op één hoop gooien. Omdat je pagina’s aan een aantekening kunt toevoegen of daaruit kunt verwijderen, kun je ervoor zorgen dat je alle informatie over Klant X samen in de speciale map plaatst en alle andere informatie daaruit verwijdert.

Chronologisch archiveren

Als je wilt dat je aantekeningen chronologisch worden gearchiveerd, gebruik dan een consequent format voor de naam van je aantekeningen, zoals: JJJJ/MM/DD (jaar/maand/dag). Zo worden ze automatisch op de juiste volgorde gearchiveerd.

Voel je vrij om aantekeningen en mappen te hernoemen als hun oorspronkelijke naam niet langer echt relevant of zinvol is.

Als je dit advies opvolgt, krijg je een archiefsysteem dat werkt. Je weet dat je het goed hebt gedaan als:

  • je alle informatie die je nodig hebt in minder dan 50 seconden kunt terugvinden;
  • je een map niet eerst hoeft te openen om te zien wat erin staat;
  • je niet langer behoefte hebt aan die archiefnachtmerrie: een categorie “Overige”;
  • je niet langer zit met “rest”-aantekeningen die nergens thuishoren;
  • je niet langer je hersens hoeft te pijnigen om bepaalde informatie terug te vinden.

Laurence Einfalt