De ZTD-methode: 10 goede oplossingen die je kunt toepassen voor meer productiviteit en een betere organisatie in 2018!

Mijn bureau ontploft door het gewicht van al het papier erop. Mijn inbox meldt me iedere dag dat ik meer dan 200 ongelezen mails heb. Laatst plande ik twee afspraken in op dezelfde tijd… Kort samengevat, ik ben geen pro als het aankomt op organiseren. Maar dit jaar heb ik het tij gekeerd: alles gaat veranderen met de ‘Zen to Done’, oftewel de ZTD-methode! Ontwikkeld door Leo Babauta, de schrijver van het blog zenhabits.net, het doel is om eenvoudige oplossingen te geven aan dagelijkse problemen binnen een organisatie.

  1. Ik verzamel mijn ideeën als ze me te binnen schieten, soms komen er namelijk meer ideeën in de loop van de dag, maar dan vergeet ik ze net zo snel als dat ik ze bedenk. Ik maak regelmatig notities om alles bij te houden. Daarvoor gebruik ik een klein notitieblok wat handig is om mee te nemen. Dan kan ik alles opschrijven wat me te binnen schiet. Als ik tijd heb lees ik al mijn ideeën door en dan kies ik de beste eruit om in mijn ‘to do’ lijstje te zetten. Die schrijf ik op in mijn projectenboek of in mijn agenda.
  2. Minstens een keer per dag loop ik alle informatie door, dat kan een hele boel zijn zoals: e-mails, correspondentie, voicemail berichten, meeting notities of notities in mijn notebook. Dan maak ik de start bij de meest recente informatie en dan onderneem ik actie waar nodig: bestand, plan, uitstellen, delegeren, gooien!
  3. Ik plan mijn taken voor de hele week. Elke dag wil ik drie taken afronden met de deadline van die dag, dat probeer ik zo snel mogelijk te doen. Dan kan ik mij beter concentreren en effectiever werken aan de rest. Daarnaast moet ik mijn schema up to date houden als ik weer wat heb afgerond. Een handige tool voor het eenvoudig maken van een planning is de dedicated calendar.
  4. Ik doe één ding tegelijk, dus zeg ik nee tegen multitasking. Bijvoorbeeld een mail sturen, de telefoon beantwoorden en tegelijkertijd een bestand opnieuw lezen, als je iets goed wilt doen, kun je maar één ding tegelijk doen! Daarentegen laat ik mezelf niet afleiden, omdat het dan moeilijk is om je concentratie weer terug te krijgen als je een keer gestoord bent. Daarom vermijd ik alle bronnen van afleiding: meldingen bij het ontvangen van een e-mail of een berichtje op de telefoon, het geluid van mijn telefoon, open tabbladen in mijn webbrowser, papieren op mijn bureau en noem maar op. Als ik in een open ruimte werk dan kan ik voor mijn rust naar een meeting room gaan waar ik rustig verder kan werken.
  5. Ik maak lijstjes gesorteerd per onderwerp van eenvoudige taken, zoals: thuis, kantoor, projecten, boodschappen etc. Ik gebruik mijn notebook om af te vinken wat ik al heb gedaan. Hierbij begin ik bij het einde zodat niks door elkaar komt.
  6. Ik organiseer mijn werk plek, door overal een plek voor te vinden. Archiveringsmiddelen geven mij rust: bestanden, plastic mappen, ordners etc. Ik zorg ervoor dat alles georganiseerd is, zodat ik een werkplek heb waar ik me kan concentreren.
  7. Ik evalueer mijn doelstellingen elke week. Ik inventariseer wat ik heb bereikt en wat ik nog moet doen, wat betekent dat in mijn hoofd altijd al bezig ben met het volgende wat ik ga doen. Als ik mijn doelstellingen niet heb bereikt, probeer ik te begrijpen waarom, en identificeer ik hoe ik mijn organisatie kan verbeteren. Ik doe één keer per maand en één keer per jaar hetzelfde, maar meer diepgaand.
  8. Ik stel prioriteiten. Als er taken of projecten zijn die niet essentieel zijn dan focus ik me op wat belangrijk is om mijn doelstellingen te behalen. Ik vraag mezelf altijd de vraag om erachter te komen wat prioriteit heeft: is deze meeting nuttig tijdens dit stadium van het project? Heb ik deze informatie nu nodig of kan het ook wachten tot het einde van de week?
  9. Ik heb routines opgesteld. Los van specifieke afspraken zoals een afspraak met een klant of een team meeting, probeer ik iedere ochtend te starten met een organisatorisch ritueel. Dat is altijd hetzelfde: e-mails beantwoorden, papierwerk in bestanden zetten, mijn afspraken bevestigen, ‘to do’ lijstje maken, mijn schema bekijken etc. Voordat ik mijn werk verlaat do ik hetzelfde: verwijder afgehandelde e-mails, taken die ik heb voldaan streep ik door, ruim mijn bureau op, sla lossen bestanden op etc.
  10. Ik zoek uit waar ik een passie voor heb. Als je het leuk vindt wat je doet, heb je de neiging om minder dingen uit te stellen en jezelf te overtreffen. Onderweg naar het werk stel ik mezelf dan ook een aantal vragen. Dan probeer ik te identificeren waarover ik stress of wat ik niet aankan: is het de omgeving, het management, de klanten, de taken of persoonlijke relaties? Ik praat erover met mijn collega’s, mijn managers en vrienden die voor me klaar staan. Als ik geen motivatie kan vinden, zeggen mensen dan niet altijd dat het begin van het jaar de beste tijd is om te veranderen van baan of zelfs je leven?!

Door de principes van de ZTD-methode aan te nemen, pas ik positieve oplossingen toe over hoe ik mijn leven ga organiseren. En heel snel worden het gewoontes, die kostbare bondgenoten zijn als het erom gaat om me elke dag nog effectiever te maken!