GTD, Getting Things Done, een eenvoudige en zeer doelmatige manier om je productiviteit te verhogen

Deze internationale bestseller, van de hand van David Allen, is enkele jaren geleden gepubliceerd (in 2001 in de Verenigde Staten en in 2008 in Frankrijk). Het boek is nog steeds relevant en inspirerend doordat de methode eenvoudig, uitgebreid en pragmatisch is.

Deel je werkruimten opnieuw in

Stapels papier, mappen en memo’s die zich op onze bureaus verzamelen, ontregelen ons werk en leiden ons af, ook als we ze niet eens opmerken. Het ordenen van je fysieke ruimte helpt je om ook je geestelijke ruimte te ordenen. Om de methode te kunnen uitvoeren is het van belang om tijd uit te trekken om op te ruimen, mappen te sorteren, de juiste apparatuur om je heen te verzamelen en het sorteersysteem te definiëren dat het beste bij je past.

“Een geest als water”

Met e-mails, telefoonnotities, vergaderingen en afspraken komen vragen en informatie in een voortdurende stroom bij elkaar, terwijl de tijd en de middelen die we hebben om die te verwerken gelijk blijven. Ons brein zit propvol “to-do”-lijstjes en niet-afgeronde taken, door David Allen aangeduid als “losse eindjes”. Ze drukken zwaar op ons, veroorzaken stress en monopoliseren middelen die gebruikt hadden kunnen worden voor het afronden van die taken.

Een van de belangrijkste uitgangspunten van Getting Things Done is het noteren van alles wat zwaar op je drukt, het vastleggen van alle taken – klein, groot, persoonlijk en beroepsmatig, urgent, en al het andere – en die samen opslaan in een betrouwbaar extern geheugen: een vel papier dat je gebruikt om je taken te noteren – één vel per taak.

Beheer je activiteiten

Vervolgens moet je de inputgegevens die je dan hebt verkregen duiden en de manier waarop die verwerkt worden organiseren. Naast de gepresenteerde methode – stel vast wat de volgende actie is, organiseer alles in projecten, kijk regelmatig je lijstjes na en, ten slotte, ga over tot actie – kunnen een paar simpele tips je leven totaal veranderen:

  • Pak alle taken aan op volgorde: begin bovenaan de lijst. Als je taken op basis van prioriteit, urgentie of belang afhandelt, weet je zeker dat bepaalde taken blijven liggen.
  • Leg nooit iets terug in je in-bakje.
  • Bepaal altijd de volgende fysieke actie die nodig is voor het afhandelen van een bepaalde taak. Alles op orde brengen in de eerste werkweek na de zomervakantie is geen taak. Het bellen van de assistent van de directeur of het van tevoren reserveren van een kamer zijn echter concrete acties die het mogelijk maken om verder te komen.
  • Ons favoriete advies is de 2-minutenregel. Als het je minder dan twee minuten kost om iets af te krijgen, doe het dan meteen, ook al is het niet urgent. Dit simpele advies kan je manier van werken veranderen en kan je veel tijd besparen.

Wat als SCRIBZEE® je zou kunnen helpen de GTD-methode toe te passen?

Het plannen van je dag volgens je agenda: pak de dag van tevoren of op de ochtend voordat je aan je dag begint een vel papier uit je schrijfblok en schrijf alle acties op die je die dag wilt afronden. Dateer de pagina en scan die in met SCRIBZEE®, zodat je die overal en op elk moment kunt bekijken.

Wees niet té ambitieus: stel jezelf een realistische en haalbare hoeveelheid taken waarmee je aan het eind van de dag kunt zien hoe efficiënt je bent geweest. Het doel is om binnen die dag alle taken met succes af te ronden. Er is niets erger dan niet-afgeronde acties te moeten blijven uitstellen. Als dat toch gebeurt, vraag jezelf dan af of de taken die je jezelf gesteld had werkelijk concrete, af te ronden acties waren, of eigenlijk eerder miniprojecten die verschillende daadwerkelijke acties vereisten.

Maak je niet druk: morgen wéér een dag!

Lees verder:

GTD-website
Wikipedia-pagina over GTD