Zes gewoontes om je professionele To-Do lijst te optimaliseren

Hoe vaak ben je van kantoor gegaan en dacht je “Oh jee, ik ben helemaal vergeten dat ik die klant nog moest bellen vandaag” of “Ik had die e-mail nog naar mijn collega moeten sturen zonder fouten” ? 

In situaties als deze kun je wel een takenlijst gebruiken, een handig hulpmiddel om je werk effectiever te organiseren!

Het kiezen van de juiste tijd en plaats is belangrijk
De bank in de woonkamer is niet per se de beste omgeving voor het samenstellen van je zakelijke To-Do lijst. Het is misschien beter om in de juiste mind-set te komen! Je kantoor biedt vele voordelen, je hebt alle informatie bij de hand: agenda, vergadernotities, e-mailuitwisselingen, contactgegevens, enz. Op deze manier kun je er zeker van zijn dat je niets over het hoofd ziet. Tijd – dag of uur is hierbij niet van belang. Een To-Do lijst moet worden afgestemd op je taken en niet op je agenda! Je kan echter wel het beste een tijdstip kiezen waarop je zeker niet gestoord kan worden.

Optimaal denken vereist goede hulpmiddelen
Het is een wetenschappelijk feit: een potlood en een notitieboek zijn beter  voor georganiseerd denken dan een computertoetsenbord. Met name schrijven verbetert het vermogen om informatie sneller te onthouden. Nadat je je To-Do lijst hebt genoteerd, blijft een groot deel daarvan al hangen in je hoofd, wat je zal helpen je taken beter af te krijgen. Je  zou ook moeten profiteren van gespecialiseerde hulpmiddelen, zoals de OXFORD® Task Manager, een klein en zeer handig To-Do lijst notitieboek. De symbolen, het koptekstvak om je taken per onderwerp te groeperen en de rechtermarge om een datum of naam toe te voegen, maken het mogelijk dat je altijd de voortgang van je projecten kunt controleren. Een extra pluspunt is dat het Oxford Task Manager notitieboek te gebruiken is met de SCRIBZEE®-app!

Niet EEN maar meerdere To-Do lijsten
Altijd uit te breiden To-Do lijsten zijn eerder ontmoedigend dan motiverend. Afhankelijk van je rol, waarom niet per thema organiseren (“Project X”, “18 december evenement”, etc.) in plaats van per week of datum? Dan worden ze net hulplijnen die je kunt gebruiken als je een bepaald onderwerp moet aanspreken, en zie je in één oogopslag wat je nog moet doen en wat  de deadline is.

Voeg met één klik toe aan je To-Do lijst
Om je productiviteit echt te ondersteunen, moet je To-Do lijst eenvoudig toegankelijk zijn en gekoppeld zijn aan een relevant onderwerp. Zodra je het in je OXFORD®-notitieboek hebt genoteerd, kun je je aantekeningen scannen met SCRIBZEE®. Gebruik de app om bijvoorbeeld een folder met de naam “Project X” aan te maken, waarin je notulen van vergaderingen, lijst met belangrijke contactpersonen, enz. kunt archiveren. Dit betekent dat je aantekeningen altijd beschikbaar zijn op je smartphone, en heb je dus altijd toegang tot alle relevante informatie.

Zie het als een samenwerkings tool
Heb je een functie waarbij je samen met teams of klanten aan projecten werkt? Dan kan je To-Do lijst een zeer nuttig hulpmiddel zijn voor iedereen die met je samenwerkt. Na een vergadering, stel je proactief een To-Do lijst op, georganiseerd per onderwerp en per deelnemer. Scan het met SCRIBZEE® en stuur het per e-mail naar je collega’s. Op deze manier zullen alle deelnemers voorzien zijn van dezelfde informatie en zijn ze in staat om  acties te implementeren om hun doelstellingen te bereiken.

Geef prioriteiten aan je taken
Niet alle uit te voeren taken dragen zijn even belangrijk of hebben dezelfde mate van  urgentie. Om snel urgente taken identificeren, kun je kleurcodering toepassen (per project, per deadline, etc.) of een tabel maken (“Dringend”, “Te doen vóór 15 december”, “Een afspraak plannen”, enz.). Om nog effectiever te zijn, kun je de contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer) invoeren van de mensen waarmee je contact moet opnemen in je To-Do lijst. Dit betekent dat je het gesprek niet annuleert of vergeet omdat je de gegevens niet op het juiste moment bij de hand hebt.

Volg je dit advies op, dan wordt je To-Do lijst de sleutel tot effectiviteit de hele dag lang!