Come ordinare e organizzare le tue informazioni

Hai preso gli appunti sul tuo quaderno in classe o in una riunione aziendale o durante un incontro con un cliente. E naturalmente li hai scansionati con SCRIBZEE®.  Hai quindi memorizzato delle informazioni in modo tale da poterle recuperare ogni volta che vuoi e dovunque tu sia. Ma sarai in grado di recuperarle velocemente quando ne avrai bisogno?

Se usi in SCRIBZEE® la lente di ingrandimento in NOTE, potrai ritrovare i tuoi appunti semplicemente digitando le parole chiave di ciò che stai cercando. Puoi anche organizzare i tuoi appunti per argomento in una cartella. Anche qui è facilissima la ricerca attraverso la lente di ingrandimento nell’elenco delle cartelle.

C’è quindi ancora qualche motivo per non archiviare i tuoi appunti?

Innanzitutto, per essere in grado di aggiungere, personalizzare e condividere i tuoi contenuti, puoi usare SCRIBZEE® per creare delle cartelle.

Se sei uno studente, vorrai ovviamente creare delle cartelle per ogni argomento. Ricordati di datare i tuoi appunti in modo da poterli organizzare e sarai pronto per cominciare. Questo ti aiuterà quando dovrai rivedere i tuoi appunti e condividere le informazioni con i tuoi amici.

Se sei un professionista, però, il modo di archiviare i tuoi appunti avrà un impatto reale su quanto più velocemente possibile tu possa ritrovare ciò che ti serve. Perchè a volte in un meeting, o addirittura nel corso delle tue riflessioni personali, possono essere presi in considerazione svariati argomenti.   E inoltre non siamo assolutamente sempre rigorosi sui nomi dei progetti o per quel che riguarda l’ortografia dei nomi propri, il che rende il compito del motore di ricerca ancora più complicato. È per questo motivo che il modo in cui tu assegni ed organizzi i tuoi documenti è fondamentale.

Eccoti alcuni consigli che possono semplificarti la vita:

Una pagina per argomento

Ogni volta che è possibile assegna ad ogni argomento una propria pagina. Ciò significherà utilizzare più pagine, ma ciò renderà più facile organizzare i tuoi appunti nelle cartelle che rispecchieranno cosi la diversità dei tuoi vari interessi.

Nessuna cartella di “messaggi secondari”

Facciamo un esempio. Hai creato una cartella “Amministrazione” perchè le questioni amministrative sono solo una parte marginale del tuo lavoro. Il rischio è che tu sia tentato di mettere tutto ciò che non sia direttamente correlato ai tuoi interessi principali in questa cartella. Riflettici alcuni minuti prima di crearla e, se necessario, crea diverse cartelle piuttosto che una cartella da usare per tutti gli scopi.

Trova il titolo giusto

Quando devi dare un nome alle tue cartelle, prova a chiederti: “Quando ne avrò bisogno? (e non “Con cosa va?. Se riesci a rispondere alla prima domanda significa che sai già perchè e in quali circostanze vuoi usare questi appunti. La risposta a questa domanda ti fornirà un nome per la cartella che sia significativo per il futuro (ovvero proprio per quando ne avrai bisogno). Facciamo un esempio. Se nomini la tua cartelle “Vendite”, questo potrebbe non essere il titolo più utile se tu lavori, precisamente, nelle vendite. Potrebbe essere più utile nominare una delle tue cartelle “Per presentazioni future” e un’altra “Progetto per il Cliente X”, anche se entrambi questi argomenti sono stati dibattuti nello stesso meeting. Più il titolo è specifico e maggiormente orientato allo scopo, più ti sarà semplice recuperare i tuoi appunti.

Solo le informazioni che ti servono, niente di più, niente di meno

Non puoi raggruppare cose che non hanno nessuna relazione tra di loro. Dal momento che puoi aggiungere o eliminare pagine da una nota, assicurati di inserire tutte le informazioni relative al cliente X nella cartella designata ed elimina qualsiasi altra cosa.

Archivio cronologico

Se vuoi che i tuoi appunti siano archiviati cronologicamente nomina le tue note usando un formato coerente, tipo: AAAA/MM/GG (anno/mese/giorno). In tal modo esse saranno automaticamente archiviate nel giusto ordine. Quindi non esitare a rinominare appunti e cartelle se il loro nome originale non è più particolarmente rilevante o significativo.

Segui questi consigli per ottenere un sistema di archiviazione che funzioni veramente. Saprai di aver raggiunto lo scopo quando:

  • Potrai trovare qualsiasi informazione che cerchi in meno di 50 secondi;
  • Non dovrai aprire una cartella per sapere cosa contiene;
  • Non avrai più necessità di avere una cartella “varie”, un vero incubo!;
  • Non avrai nessun appunto “in sospeso” perchè non appartenente a nessuna categoria;
  • Non dovrai più spremerti le meningi per recuperare un dato o un’informazione.

Laurence Einfalt