Il metodo ZTD : 10 buone soluzioni che puoi adottare per essere più produttivo e meglio organizzato nel 2018!

La mia scrivania sta collassando sotto il peso delle carte. La mia casella della posta ogni mattina mi ricorda che ho più di 200 messaggi non letti.

 L’altro giorno ho prenotato due appuntamenti per la stessa ora…  Per dirla in breve, non sono esattamente un professionista quando si tratta di organizzazione. Ma quest’anno ho deciso: cambierà tutto con il metodo Zen to Done o ZTD! Inventato da Leo Babauta, autore del blog zenhabits.net, ha lo scopo di fornire soluzioni semplici ai problemi quotidiani di organizzazione.

  • Raccolgo le mie idee man mano che arrivano e spesso ne ho molte nel corso della giornata, ma svaniscono tanto rapidamente quanto velocemente arrivano. Ne prendo nota regolarmente per tenerne una traccia. Uso un piccolo quaderno, che è facile da portare in giro, così posso prender nota di tutto ciò che mi passa per la mente. Non appena ho un po’ di tempo, lo rileggo e trasferisco le idee migliori nella mia “to do” list, nel mio organizer o nella mia agenda.
  • Elaboro tutte le mie informazioni almeno una volta al giorno, indipendentemente dal fatto che si tratti delle e-mail in entrata, della corrispondenza, di messaggi vocali, degli appunti presi durante le riunioni o delle note nel mio quaderno. Comincio affrontando le informazioni più recenti e intraprendo le azioni necessarie: archiviare, pianificare, rinviare, delegare, eliminare!
  • Pianifico i miei impegni di lavoro settimanali. Ogni giorno do la priorità a tre di essi, che devono essere portati a termine quel giorno stesso, e lo faccio il più presto possibile. Quindi posso concentrarmi più efficacemente sul resto, o addirittura portarmi avanti. Cerco di ricordarmi di aggiornare il mio calendario non appena un lavoro è completato. Lo strumento ideale per semplificare la pianificazione: un calendario dedicato.
  • Faccio una cosa alla volta ed evito il multitasking: tipo inviare una mail , rispondere al telefono e rileggere un documento tutto nello stesso momento! Innanzitutto cerco di non distrarmi perchè è difficile recuperare la concentrazione una volta che ci si è interrotti. Perciò elimino tutte le fonti di distrazione: le notifiche di nuove email, la suoneria del telefono, pagine lasciate aperte nel web-browser, documenti sparsi sulla mia scrivania, ecc. Se lavoro in un ufficio open space, mi sposto in una sala riunioni silenziosa.
  • Ogni giorno compilo liste di compiti semplici, raggruppati per argomenti: casa, ufficio, progetti, shopping, ecc. (posso usare, per esempio, il mio quaderno per limitare il numero di cose da portare con me) questa volta partendo dal fondo, in modo che le informazioni non si confondano tra loro.
  • Organizzo il mio spazio di lavoro: metto in ordine il mio ufficio trovando un posto per ogni cosa. Mi attrezzo di materiale per archivio: cartelle, custodie in plastica, divisori, ecc. Cerco di organizzare le cose man mano, in modo da avere uno spazio di lavoro dove potermi concentrare.
  • Rivedo settimanalmente i miei obiettivi. Prendo atto di ciò che ho fatto e di quello che mi rimane da fare, il che significa che ho sempre ben chiaro in mente quale sarà il passo successivo. Se non ho raggiunto i miei obiettivi, cerco di identificarne i motivi e di capire come migliorare la mia organizzazione. Faccio la stessa cosa una volta al mese e una volta all’anno in modo più approfondito.
  • Stabilisco le mie priorità. Ignoro tutti gli impegni o i progetti che non sono essenziali e mi concentro su ciò che è importante per raggiungere i miei obiettivi. Mi faccio le domande giuste per stabilire quali siano le mie priorità: questo meeting è davvero utile in questa fase del progetto? Mi serve davvero ora questa informazione o posso attendere fino a fine settimana?
  • Stabilisco delle routines. A prescindere da alcuni eventi specifici, tipo l’appuntamento con un cliente o un meeting col mio team, cerco di iniziare la mia giornata con un rituale organizzativo che è sempre lo stesso: rispondere alle mie e-mail, mettere in ordine le mie carte, confermare i miei appuntamenti, preparare le mie to do lists, rivedere l‘agenda dei miei impegni, ecc.  Prima di lasciare l’ufficio, faccio nuovamente la stessa cosa: cancello le e-mail lette, elimino i compiti portati a termine dal mio elenco, riordino la mia scrivania, metto via fogli e documenti vari, ecc.
  • Cerco di fare le cose che mi appassionano. Quando ti piace quello che fai tendi a rimandare meno e vuoi fare sempre meglio. Se trascino strancamente i miei passi mentre vado a lavorare, è il momento di farmi alcune domande. Cerco quindi di identificare cosa mi faccia sentire stressato o quali siano le cose che non riesco a gestire: è l’ambiente, sono i miei superiori, i clienti, i miei impegni o le mie relazioni personali ? Ne parlo con i colleghi, i superiori e gli amici disposti ad ascoltarmi e ad aiutarmi. E se non riesco più a trovare la mia motivazione, non è cosa risaputa che l’inizio dell’anno è il periodo migliore per cambiare il proprio lavoro o addirittura la propria vita?!

Adottando i principi del metodo ZTD, sto trovando delle soluzioni positive su come organizzare la mia vita. E molto presto esse diventeranno delle abitudini che saranno  preziose alleate  per rendermi sempre più efficiente, giorno dopo giorno!