Sei abitudini da adottare per ottimizzare le tue To-do list professionali

Quante volte ti è capitato di uscire dall’ufficio e pensare “Accidenti, mi sono completamente dimenticato che dovevo telefonare al signor Tal dei tali oggi” 

 oppure  “Maledizione, dovevo assolutamente mandare quella mail al mio collega…” ?  

In situazioni come queste ti serve una To-do-list, uno strumento utile per organizzare il tuo lavoro ed essere più efficiente.

E’ importante la scelta del momento e del luogo giusto
Il divano del soggiorno non è necessariamente il luogo migliore per compilare la tua To-do-list. Meglio trovare un posto che ti permetta di entrare nel giusto stato mentale! Il tuo ufficio offre molti vantaggi, tra cui poter avere tutte le informazioni necessarie a portata di mano: agenda, appunti per le riunioni, cronologia delle e-mail scambiate, dati dei tuoi contatti, ecc..  In questo modo puoi essere certo di non aver trascurato nulla. Per quanto riguarda il momento specifico, non sono importanti il giorno e l’ora. Una To-do-list dovrebbe essere allineata con le tue attività, non con il calendario! Tuttavia, l’ideale sarebbe scegliere le ore in cui sei sicuro di non essere interrotto.

Pensare in modo ottimale richiede dei buoni strumenti
E’ un fatto scientifico: una matita e un quaderno aiutano il pensiero organizzato molto più della tastiera di un computer. Innanzitutto questo metodo migliora la capacità del cervello di memorizzare le informazioni. Una volta scritta la tua To-do-list, gran parte di essa sarà già chiara nella tua mente, e questo ti aiuterà ad organizzare meglio le attività che hai elencato. Dovresti inoltre approfittare dell’ausilio di speciali strumenti professionali, come OXFORD® Task Manager, un piccolo e maneggevole blocco fatto apposta per gestire le tue To-do-list. L’elenco dei vari simboli, lo spazio nell’intestazione per raggruppare tematicamente la tue attività ed il margine destro dove poter aggiungere una data o un nome ti permetteranno di esser sempre in grado di tenere sotto controllo l’andamento dei tuoi progetti. E  un vantaggio extra è la sua compatibilità con l’app SCRIBZEE® !

Non UNA ma DIVERSE To-Do lists
Le To-do-list in continua espansione sono più scoraggianti che motivanti. Quindi, perché non organizzarle tematicamente (“Progetto X”, “Evento del 18 dicembre”, ecc.) anziché per settimana o per data? Così facendo esse diventano dei mini-schedari a cui è possibile accedere quando è necessario affrontare un determinato argomento e vedere a colpo d’occhio cosa rimane ancora da fare e le scadenze.

Aggiungi attività alla tua To-do list con un semplice click
Per essere un autentico aiuto alla tua produttività, la tua To-do-list dovrebbe essere di facile accesso e collegata all’argomento pertinente. Dopo averla creata nel tuo quaderno OXFORD, puoi scansionarla con SCRIBZEE®. Usa l’app per creare una cartella denominata “Progetto X”, per esempio, dove potrai archiviare i tuoi appunti dei meetings, l’elenco dei contatti più importanti, ecc..  In questo modo avrai tutto a portata di mano nel tuo smartphone, ed avrai anche accesso a tutte le informazioni inerenti il progetto.

Consideralo uno strumento di lavoro
Hai un ruolo che comporta la collaborazione su diversi progetti con il tuo team o con i clienti? La tua To-do-list può essere uno strumento molto utile per tutti quelli che lavorano al tuo fianco. Dopo un incontro, sii proattivo e compila un elenco delle cose da fare organizzate per fasi e per partecipanti. Trasferiscila con SCRIBZEE® e inoltrala via email ai tuoi colleghi di lavoro. In questo modo, tutti i partecipanti avranno lo stesso livello di informazioni e saranno in grado di implementare queste azioni per raggiungere i loro obiettivi.

Assegna una priorità alle tue attività
Non tutti i compiti da completare hanno lo stesso fattore di rischio o lo stesso grado d’urgenza. Per poter identificare rapidamente le attività prioritarie, puoi adottare una codifica a colori (per progetto, per scadenza, ecc.) o creare una tabella (“Urgente”, “Da fare entro il 15 Dicembre”, “Appuntamento da fissare”, ecc.). Per essere ancor più efficiente, puoi inserire anche le informazioni di contatto (indirizzi email e numeri telefonici) delle persone della To-do-list con cui restare in contatto. In questo modo non dovrai rinunciare a fare una telefonata per una dimenticanza o per non avere il numero a portata di mano al momento opportuno.

Se seguirai questi consigli, la tua To-do-list diventerà la chiave del successo per una maggiore efficienza quotidiana!