Comment bien classer ses informations

Vous avez pris des notes sur votre cahier Oxford en cours ou en réunion interne, ou encore chez un client. Bien entendu, vous les avez scannées avec SCRIBZEE®. Vous venez de stocker des informations pour pouvoir y accéder de nouveau n’importe quand et n’importe où. Encore faut-il les retrouver rapidement quand on en a besoin.

En utilisant le moteur de recherche de SCRIBZEE® (la loupe), dans NOTES, vous pourrez retrouver vos notes en tapant le mot-clef que vous recherchez. Vous pouvez aussi regrouper vos notes par thème au sein d’un dossier. Là encore, la recherche via le moteur de recherche, accessible depuis la liste des dossiers, est super simple.

Dès lors, faut-il classer vos notes ou, finalement, n’est-ce pas la peine ?

D’abord, pour pouvoir enrichir, personnaliser et partager votre contenu, avec SCRIBZEE® vous pouvez créer des dossiers.

Si vous êtes étudiant, la création de dossiers par matière semble évidente. Datez vos notes pour vous y retrouver et le tour est joué. Cela facilitera vos révisions et le partage d’information avec vos amis.

Mais si vous êtes un professionnel, la façon dont vous classez vos notes aura une réelle influence sur votre rapidité à les retrouver. Parce qu’il arrive qu’on aborde plusieurs thèmes en réunion, en face à face ou même tout seul, en phase de réflexion. Ensuite, on n’est pas toujours des plus rigoureux sur le nom des projets et l’orthographe des noms propres, ce qui peut compliquer la tâche du moteur de recherche. C’est pour cela que la façon dont vous nommez vos documents et dont vous les organisez est cruciale.

Voici quelques astuces pour vous faciliter la vie :

Une page = un sujet

Dans la mesure du possible, attribuez une page à chaque sujet abordé. Certes, on utilise davantage de pages mais cela facilitera le regroupement de vos notes par dossiers qui ont du sens. Ainsi, vos notes reflèteront la diversité de vos centres d ‘intérêt mais ne seront pas “en vrac”.

Pas de dossier “fourre-tout”

Prenons un exemple : vous créez un dossier “Administratif”, parce que l’administratif n’est qu’une partie périphérique de votre métier. Du coup, vous risquez d’être tenté d’y mettre un peu tout et n’importe quoi dès lors que cela s’éloigne de votre cœur de métier. Prenez plutôt quelques secondes pour préciser votre pensée en créant au besoin plusieurs dossiers au lieu de n’en créer qu’un au nom générique.

Trouver le meilleur titre

Au moment de donner un nom à votre dossier, demandez-vous :  “A quelle occasion en aurai-je  besoin ?” (et non pas “Avec quoi ça va?”). Si vous savez répondre à cette première question, cela signifie que vous savez déjà pourquoi et dans quelles circonstances vous voudrez utiliser ces notes. La réponse à cette question vous fournit donc un titre de dossier qui sera parlant dans le futur (c’est-à-dire pile quand il le faudra). Prenons un exemple. Si vous appelez votre dossier “Commercial”, ce n’est peut-être pas le plus pertinent si votre activité est, justement, de type commercial. Vous auriez plutôt intérêt à nommer l’un de vos dossiers “Pour mes futures présentations” et l’autre “Projet Client X”, même si ces deux sujets ont été abordés au cours du même entretien. Plus votre titre est spécifique et indique une intention, plus vous retrouverez facilement vos notes.

La juste information, ni plus ni moins

On ne mélange pas les torchons et les serviettes : comme vous pouvez ajouter ou supprimer des pages au sein d’une note, veillez à bien placer ensemble toutes les informations relatives au Client X dans son dossier. Et seulement celles-là.

Le classement dans le temps

Si vous souhaitez obtenir un classement chronologique cohérent dans le temps, nommez vos notes ainsi : AAAA/MM/JJ (année/mois/jour). Elles se classeront toutes seules dans le bon ordre.

N’hésitez pas à renommer s’il le faut les notes et dossiers dont le nom a perdu de sa pertinence au fil du temps.

Après avoir suivi ces conseils, vous saurez que votre classement est au point quand :

  • Vous retrouvez n’importe quelle information en moins de 50 secondes ;
  • Il n’est pas nécessaire d’ouvrir un dossier pour vérifier ce qu’il contient ;
  • Vous n’éprouvez plus le besoin d’avoir une catégorie “divers”, la catégorie maudite par excellence ;
  • Vous n’avez aucune note “orpheline”, n’appartenant à aucun dossier ;
  • Vous n’avez plus besoin de faire appel à votre mémoire pour retrouver une information.

A propos de Laurence Einfalt : Laurence Einfalt