Méthode ZTD : 10 bonnes résolutions à adopter pour être plus productif et mieux organisé en 2018

Mon bureau croule sous les dossiers. Ma boîte mails affiche chaque matin plus de 200 messages non lus.  Bref, je ne suis pas vraiment un(e) pro de l’organisation. Mais cette année, c’est décidé, ça va changer avec la méthode Zen to Done ou ZTD ! Inventée par Léo Babauta, auteur du blog zenhabits.net, celle-ci a pour ambition d’apporter des solutions simples aux problèmes d’organisation quotidiens.

  1. Je collecte mes idées au fur et à mesure, celles que j’ai souvent dans une journée, mais qui s’évaporent aussi vite qu’elles sont apparues. Pour ne pas en perdre une seule, je prends régulièrement des notes. Pour cela, j’utilise un petit carnet, facile à transporter, sur lequel j’écris tout ce qui me passe par la tête. Dès que l’occasion se présente, je le relis et je transfère les meilleures idées sur mes listes de « choses à faire », dans mes dossiers projets ou mon agenda.
  2. Je traite mes informations au moins une fois par jour, qu’il s’agisse de mes mails, de mon courrier, des messages sur mon répondeur, de mes notes de réunions ou de celles de mon carnet. Je commence par traiter les informations les plus récentes, en effectuant les actions nécessaires : classer, planifier, reporter, déléguer, jeter !
  3. Je planifie mes tâches professionnelles de la semaine. Chaque jour, j’en priorise 3, qui doivent impérativement être réalisées dans la journée et je les effectue dès que possible. Je peux ensuite me concentrer plus efficacement sur le reste, voire prendre de l’avance. Je n’oublie pas de mettre mon planning à jour dès qu’une tâche est effectuée. L’outil idéal pour faciliter cette planification : un agenda dédié.
  4. Je fais une chose à la fois et je dis stop au multitasking, qui consiste à envoyer un mail, tout en répondant au téléphone et en relisant un dossier : on ne fait bien qu’une chose à la fois ! Surtout, je ne me laisse pas distraire, car il est difficile de retrouver sa concentration une fois interrompu(e). Je coupe donc toutes les sources de distraction : alerte lorsqu’un mail ou un SMS arrive, sonnerie du téléphone, onglets Internet ouverts, dossiers éparpillés sur le bureau… Si je travaille en open space, je m’isole dans une salle de réunion pour être au calme.
  5. Je rédige des listes de tâches simples, quotidiennement et par thématique : maison, bureau, projets, courses… Je peux utiliser mon carnet de notes, par exemple, afin de ne pas multiplier les supports à transporter, en partant cette fois de la fin, pour ne pas mélanger les informations entre elles.
  6. J’organise mon espace de travail : je désencombre mon bureau, en trouvant une place pour chaque chose. Je m’équipe avec des outils de classement : classeurs, porte-vues, trieurs… Je fais en sorte de ranger mes affaires au fur et à mesure, afin d’avoir toujours un espace de travail propice à la concentration.
  7. Je revois mes objectifs chaque semaine. Je fais un point pour savoir ce que j’ai réussi, ce qu’il me reste à faire et avoir ainsi toujours mes futures actions en tête. Si je n’ai pas atteint mes objectifs, j’essaye de comprendre pourquoi et de trouver comment améliorer mon organisation. Chaque mois, puis chaque année, je fais la même chose, mais de façon plus approfondie.
  8. Je me fixe des priorités. Je supprime toutes les tâches ou tous les projets qui ne sont pas essentiels et je me concentre sur ce qui est important pour atteindre mes objectifs. Afin d’établir ces priorités, je me pose les bonnes questions : cette réunion est-elle vraiment utile à ce stade du projet ? Ai-je absolument besoin de ces informations maintenant ou cela peut-il attendre la fin de semaine ?…
  9. J’établis des routines. En dehors d’événements particuliers, comme un rendez-vous client ou une réunion d’équipe, je tente de débuter ma journée par un rituel d’organisation, toujours identique : répondre à mes mails, classer mes dossiers, confirmer mes rendez-vous, rédiger mes to do lists, revoir mon planning… Avant de partir du travail, je fais de même : supprimer les mails traités, rayer sur mes notes les tâches effectuées, ranger mon bureau, classer les feuilles volantes…
  10. Je vais vers ce qui me passionne. Quand on aime ce que l’on fait, on a tendance à moins procrastiner et à vouloir toujours faire mieux. Si je traîne des pieds pour me rendre au travail, c’est qu’il est temps de me poser les bonnes questions. J’essaye donc d’identifier ce qui me stresse ou m’insupporte : est-ce l’environnement, le management, les clients, les tâches, les relations humaines ? J’en parle avec mes collègues, mes supérieurs et des amis bienveillants. Et, si je ne retrouve pas ma motivation, ne dit-on pas que le début d’année est la meilleure période pour changer de job, voire de vie ?!

En adoptant les principes de la méthode d’organisation ZTD, je prends de bonnes résolutions pour mon organisation. Et, très vite, ils deviendront des automatismes, qui seront de précieux alliés pour améliorer encore mon efficacité au quotidien !