GTD, Getting Things Done, une méthode simple et puissante pour améliorer votre productivité

Écrit par David Allen, ce best-seller international est publié depuis quelques temps déjà (2001 aux États-Unis et 2008 en France). Il est toujours aussi juste et inspirant car la méthode est simple, complète et pragmatique. Les outils numériques SCRIBZEE® peuvent facilement la compléter.

Réorganisez vos espaces de travail

Les piles de papier, les dossiers, les mémos qui s’accumulent sur nos bureaux sont autant de perturbations et d’appels à notre subconscient. Clarifier son espace physique, c’est aider à la clarification de notre espace mental. Il est important pour démarrer la méthode de prévoir du temps pour ranger, trier ses dossiers, se doter du bon matériel, définir le système de classement qui nous convient le mieux.

Libérez votre esprit et rendez-le « calme comme l’eau d’un lac »

Mails, messages téléphoniques, réunions, rendez-vous … les demandes et les informations affluent en flot continu mais le temps et les ressources pour les traiter n’augmentent pas. Notre cerveau est rempli de tâches non traitées ou inachevées que l’auteur nomme des « boucles ouvertes ». Elles encombrent l’esprit, génèrent du stress et mobilisent des ressources qui pourraient servir à leur accomplissement.

L’un des principes forts de Getting Things Done® est de noter l’intégralité de ce qui encombre l’esprit, de sortir toutes ces tâches – les petites et les grandes, le travail et la vie privée, les urgences et le reste – et de les mettre dans une mémoire externe fiable : une feuille de papier sur laquelle vous écrivez vos tâches, une tâche par feuille.

Maîtrisez vos activités

Les entrants collectés, il est nécessaire de les clarifier et d’organiser leur traitement. Au-delà de la méthode proposée -déterminer l’action suivante à faire, organiser par projet, revoir régulièrement vos listes et enfin agir-, plusieurs conseils très simples peuvent vous changer la vie :

  • Prendre les éléments dans l’ordre en commençant par le dessus. Traiter par priorité, par urgence ou par intérêt est le meilleur moyen de laisser de côté quelques tâches.
  • Ne jamais rien remettre dans la boîte de réception.
  • Toujours déterminer la prochaine action physique à faire pour traiter une tâche. Organiser le séminaire de rentrée n’est pas une tâche. Appeler l’assistante du directeur général ou réserver une salle sont en revanche des actions concrètes qui permettent d’avancer.
  • Notre conseil préféré est la règle des 2 minutes. Si une action prend moins de 2 minutes, faites-la tout de suite, même s’il n’a pas d’urgence. Ce conseil simple peut changer votre façon de travailler et faire gagner beaucoup de temps.

Et si SCRIBZEE® vous aidait à appliquer la méthode GTD ? :

Planifiez votre journée en fonction de votre agenda : la veille ou le matin avant de démarrer votre journée, listez sur une page blanche de votre cahier l’ensemble des actions que vous avez décidé d’effectuer dans la journée. Datez la page, scannez-la avec SCRIBZEE® pour l’avoir à disposition à tout moment, en tous lieux.

Ne soyez pas trop ambitieux, fixez-vous une liste réaliste et atteignable qui vous montrera en fin de journée que vous avez été efficace. L’objectif est bien d’achever toutes les tâches dans la journée. Rien de pire que d’avoir à reporter de jour en jour des actions inachevées. Si c’est le cas, posez-vous la question : est-ce que les tâches que j’ai notées étaient vraiment des actions concrètes à effectuer plutôt que des mini-projets impliquant plusieurs actions réelles ?

Allez, demain matin vous vous y mettez !

Pour en savoir plus :

Le site Internet de GTD

Le groupe de discussion

La page Wikipédia GTD