6 réflexes à adopter pour optimiser vos « To Do Lists » professionnelles

Combien de fois êtes-vous sorti(e) du bureau en vous disant « Zut, je devais absolument envoyer ce mail à mon collègue » ? Pour éviter ce genre de situation, pensez « To Do List », un outil précieux pour organiser votre travail et gagner en performance !

Bien choisir le lieu et le moment, c’est important
Pour rédiger votre « To Do List » professionnelle, le canapé de votre salon n’est pas forcément la meilleure option. Mieux vaut se mettre en condition ! Votre bureau présente de nombreux avantages, dont celui d’abriter toutes les informations nécessaires : agenda, notes de réunions, échanges de mails, coordonnées de vos contacts, etc. Ainsi, vous êtes sûr(e) de ne rien oublier. Pour ce qui est du moment, le jour comme l’heure n’ont pas d’importance : la « To Do List » suit votre activité, pas le calendrier ! Idéalement, vous choisirez cependant des périodes pendant lesquelles vous êtes sur(e) de ne pas être interrompu(e).

Pour bien phosphorer, il faut de bons outils
C’est scientifiquement prouvé : la pensée s’organise mieux lorsqu’elle s’exprime au travers d’un crayon et d’un cahier plutôt qu’en tapant sur un ordinateur. Surtout, cette méthode favorise la mémorisation des informations par votre cerveau. Ainsi, une fois écrite, une grande partie de votre « To Do List » sera déjà bien claire dans votre esprit, ce qui vous simplifiera la tâche pour tout accomplir. Profitez également de supports adaptés, comme le Task Manager d’OXFORD, un petit carnet de gestion des « To Do Lists », très pratique. Avec ses symboles préétablis, sa cartouche en en-tête pour regrouper vos tâches par thème et sa marge à droite pour ajouter une date ou un nom, vous saurez toujours où vous en êtes dans vos projets. D’autant qu’il est lui aussi compatible avec l’application SCRIBZEE® !

Pas UNE, mais DES « To Do Lists »
Les « To Do Lists » à rallonge découragent plus qu’elles ne motivent. Selon votre activité, pourquoi ne pas les organiser plutôt par thématique (« projet X », « événement du 18 décembre », etc.) que par semaine ou par journée ? Ainsi, telle une boîte à outils, vous pourrez les ressortir au moment d’aborder un sujet ou un autre et visualiserez en un clin d’œil ce qu’il vous reste à faire et à quelle échéance.

Enrichissez votre « To Do List » en un clic
Pour devenir un véritable partenaire de votre performance, votre « To Do List » devra être accessible facilement, mais aussi reliée au sujet auquel elle se rapporte. Une fois rédigée sur votre cahier OXFORD, vous pourrez la scanner à l’aide de SCRIBZEE®. Créez ensuite dans cette application un dossier nommé « Projet X », par exemple, dans lequel vous viendrez l’archiver aux côtés de vos comptes rendus de réunions, de la liste de vos contacts clés, etc. De cette façon, non seulement vous l’aurez toujours à portée de main dans votre smartphone, mais vous disposerez en plus de tous les éléments s’y rapportant.

Pensez outil collaboratif
Vous occupez un poste qui nécessite de collaborer en mode projet avec vos équipes ou vos clients ? Votre « To Do List » peut devenir un outil précieux pour l’ensemble des personnes impliquées à vos côtés. Ainsi, à la fin d’une réunion, n’hésitez pas à rédiger une « To Do List », en l’organisant par étape et par intervenants. Enregistrez-la dans SCRIBZEE® et partagez-la par mail avec vos collègues. Ainsi, tous les participants auront le même niveau d’information et pourront suivre ce « mode d’emploi » pour atteindre leurs objectifs.

Priorisez les actions à mener
Toutes les tâches à réaliser ne présentent pas un « risque » identique, ni le même degré d’urgence. Pour identifier rapidement les choses à faire en priorité, vous pouvez adopter un code couleur (par projet, par échéance, etc.) ou encore créer un tableau (urgent, à faire avant le 15 décembre, rendez-vous à prendre, etc.). Afin d’être toujours plus efficace, pensez également à noter sur votre « To Do List » les coordonnées (mail et téléphone) des personnes à contacter. Cela vous évitera de renoncer à un appel ou d’oublier de le passer, faute d’avoir ces données sous la main au moment le plus opportun.

En suivant ces quelques conseils, votre « To Do List » deviendra votre meilleure alliée pour gagner en efficacité tout au long de la journée !