Cómo estructurar y organizar tu información

Has tomado notas con tu cuaderno Oxford en clase, en una reunión o en una visita a un cliente. Naturalmente, las has escaneado con SCRIBZEE®. Has almacenado la información para que puedas consultarla cuando y donde quieras. Pero ¿serás capaz de encontrarla rápidamente cuando lo necesites?

Si usas el buscador de SCRIBZEE® (la lupa) en NOTAS, podrás encontrar tus notas simplemente escribiendo la palabra clave por la que estés buscando. También puedes organizar tus notas por carpetas de diferentes temáticas. Con este sistema también podrás buscar entre las diferentes carpetas que tengas creadas.

Así pues, ¿Hay alguna razón por la que deberías clasificar tus notas?

En primer lugar, crear carpetas en SCRIBZEE® es muy útil para poder personalizar a gusto de cada uno el contenido.

Por ejemplo, si eres estudiante seguramente organizarás tus apuntes por asignatura. Pon fecha a tus notas para organizarlas cronológicamente. Así te será más fácil repasar y compartir la información con tus compañeros.

En cambio, si eres profesional, la forma en que clasificas tus notas tiene un impacto real en cuánto tardas a encontrar lo que necesitas. A veces, en una reunión se podrán tratar diferentes temas, o simplemente en una conversación con un compañero, así como tus propias notas que hayas tomado organizando tus ideas.

Aquí tienes algunos consejos para ayudarte:

Una hoja por tema

Siempre que sea posible, intenta que cada tema tenga una página única y no mezclar varios temas en una misma hoja. Aunque esto implica seguramente utilizar más hojas, luego las podrás agrupar por carpetas. Así, tus carpetas reflejarán tus diferentes áreas de interés, pero no será un caos.

No crear carpetas con temáticas generales

Pongamos un ejemplo. Creas una carpeta de “Administración” porqué este tema es una parte muy importante de tu trabajo. El riesgo de hacer una carpeta con una temática tan amplia es que todo lo que no esté relacionado con las áreas específicas de tu trabajo vaya a parar a esta carpeta. Tómate unos segundos para pensarlo detenidamente y si es necesario crea diferentes carpetas en las que puedas poner los documentos que habías puesto en un primer momento en la carpeta “Administración”.

Encuentra el mejor título

Cuando llegue el momento de poner nombre a una carpeta, pregúntate: ¿Cuándo la necesitaré? (¿Y no “Con que se puede relacionar?”). Si respondes a la primera pregunta, quiere decir que ya sabés porqué y en que circunstancias utilizarás esas notas. La respuesta a esta pregunta te dará un nombre para la carpeta que tendrá un significado en el futuro (p. ej. Cuando la necesites encontrar).

Por ejemplo. Si le pones a tu carpeta el nombre de “Vetas”, puede que no sea el título más adecuado si tu trabajo está relacionado, precisamente, con ventas. Sería más útil poner como nombre a una de tus carpetas “Para próximas presentaciones” y a otra “Proyecto para cliente X”. Cuando más específico sea el título y este tenga un propósito te será más fácil encontrar tus notas.