Organízate con Eficacia (Getting Things Done – GTD), un método simple y efectivo para mejorar tu productividad

Escrito por David Allen, este best seller internacional fue publicado hace ya unos años (2001 en Estados Unidos y 2002 en España).Aún así, todavía es muy pertinente y motivador ya que el método es simple, entendible y pragmático.

Reorganiza tu espacio de trabajo

Montones de papel, carpetas y los recordatorios que guardamos en nuestras mesas causan interrupciones y distracciones aún sin darnos cuenta. Poner orden en tu espacio de trabajo ayuda también a ordenar tu espacio mental. Para implementar este método, es importante destinar un momento a poner orden, organizar carpetas y definir el sistema de orden que más se ajusta a nosotros.

“Mente como el agua”

Entre correos electrónicos, mensajes telefónicos, reuniones y citas tenemos una mayor cantidad de información que procesar, pero los recursos y el tiempo para procesarla sigue siendo el mismo. Nuestras mentes están llenas de listas con cosas por hacer y tareas incompletas. Algo a lo que David Allen se refiere como a “bucle continuo”.  Todo esto causa stress y monopoliza nuestros recursos que podrían ser destinados para conseguir nuestros objetivos.

Gestiona tus actividades

Una vez tenemos toda la información, es necesario poner orden y decidir cómo proceder. Para aplicar el método y seguir hacia delante, determinar cuál será el próximo paso, organizar los proyectos, revisar regularmente las listas y finalmente ponerse manos a la obra, hay algunos consejos que pueden ayudar a cambiar completamente tu forma de trabajar:

  • Aborda los temas por orden, empezando por el principio. Si los gestionas por prioridad, urgencia o interés es la manera de dejar de lado algunas tareas.
  • No vuelvas a colocar nada en la bandeja de entrada.
  • Siempre determina el próximo paso físico a realizar referente a una tarea. Organizar la primera semana después de vacaciones no es una tarea. En cambio, llamar al asistente del director o reservar una habitación, son acciones concretas para realizar que permiten avanzar.
  • Nuestro consejo favorito es la regla de los dos minutos. Si algo puede tardar menos de dos minutos, hazlo de inmediato, aunque no sea urgente. Este simple consejo puede cambiar de forma drástica tu forma de trabajar y te ahorrará mucho tiempo.

¿Qué pasaría si SCRIBZEE® te ayudara a aplicar este método?

Planifica tu día acorde con tu agenda: el día o la mañana anterior antes de empezar tu día, coge una hoja de papel de tu cuaderno y haz una lista que todas las cosas que deseas hacer ese día. Pon el número de página, escanéala con SCRIBZEE® para que puedas consultarlo desde cualquier sitio y en cualquier momento.

No seas tampoco demasiado ambicioso, haz una lista realista y factible de tareas, para que al final del día puedas comprobar que has sido eficiente. El objetivo es completar con éxito todas las tareas. No hay nada peor que tener que posponer de forma continua tareas incompletas. Si eso ocurre, sin embargo, pregúntate lo siguiente: ¿las tareas que he listado son acciones concretas o mini proyectos que requieren diferentes acciones concretas?

¡Ánimo, mañana será otro día!

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