Sådan sorterer og organiserer du din information

Du har taget noter i din Oxford-notesbog på studiet eller ved et møde på kontoret – eller måske mens du var på kundebesøg. Og du har selvfølgelig scannet dem med SCRIBZEE®. Du har netop gemt din information, så du kan finde den igen på et hvilket som helst tidspunkt, og uanset hvor du befinder dig. Men kan du finde den igen i en fart, når du skal bruge den?

Hvis du bruger SCRIBZEE®-søgemaskinen (forstørrelsesglasset), kan du finde dine noter ved ganske enkelt at taste det nøgleord, du søger. Du kan også organisere dine noter efter emne i en mappe. Også her er det super let at søge med den søgemaskine, som findes i listen over mapper.

Så giver det egentlig overhovedet mening at arkivere dine noter?

For det første, for at få mulighed for at tilføje, personliggøre og dele dit indhold kan du bruge SCRIBZEE® til at oprette mapper.

Hvis du er studerende, opretter du naturligvis mapper til hvert fag. Skriv dato på dine noter, så du kan organisere dem, og så er du klar. Det gør det nemmere at repetere og dele information med dine venner.

Men i arbejdssammenhæng har måden, du arkiverer dine noter, stor indflydelse på, hvor hurtigt du kan finde det, du skal bruge. For der kan komme mange forskellige emner på bordet i løbet af et møde eller en samtale – eller bare i din egen personlige tankerække. Og der er vi ikke altid helt stringente omkring projektnavne eller stavning af egennavne, hvilket gør søgemaskinens opgave en del mere indviklet. Derfor er det af afgørende betydning, hvordan du navngiver og organiserer dine dokumenter.

Her får du nogle tips, der kan gøre livet lettere:

Én side pr. emne

Lav en side til hvert enkelt af de behandlede emner, når det er muligt. Det betyder ganske vist, at du bruger flere sider, men det gør det lettere at samle dine noter i mapper, der giver mening. På den måde afspejler dine noter mangfoldigheden af dine interesseområder, men de ligger ikke i én pærevælling.

Ingen diversemappe

Lad os se på et eksempel. Du opretter en mappe, der hedder ‘Administration’, fordi administrative anliggender udgør en lille del af dit arbejde. Risikoen er, at du vil blive fristet til at bruge denne mappe til alt, hvad der ikke er direkte forbundet med dine hovedinteresser. Brug i stedet et lille øjeblik på at tænke det igennem og, om nødvendigt, oprette flere mapper frem for en enkelt mappe, der kan indeholde hvad som helst, med et navn, der kan bruges til mange formål.

Find det bedste navn

Når det handler om navngivning af din mappe, så stil dig selv spørgsmålet: “Hvornår får jeg brug for den?” (og ikke “Hvad hører den sammen med?”). Hvis du besvarer det første spørgsmål, betyder det, at du allerede ved, hvornår og under hvilke omstændigheder du vil bruge disse noter. Svaret på dette spørgsmål giver dig et mappenavn, som giver mening i fremtiden (dvs. præcis når du skal bruge det). Lad os se på et eksempel. Hvis du kalder din mappe ‘Salg’, er det måske ikke det mest anvendelige navn, hvis det netop er salg, du arbejder med. Det er måske mere praktisk at kalde én af dine foldere ‘Fremtidige præsentationer’ og en anden ‘Projekter for kunde X’, også selv om begge disse emner blev drøftet på det samme møde. Jo mere specifikt og formålsrettet dit navn er, jo lettere bliver det for dig at finde dine noter.

Præcis den information, du har brug for – hverken mere eller mindre

Undlad at slå ting sammen, der overhovedet ikke har noget med hinanden at gøre. Fordi du kan tilføje eller slette sider i en note, bør du sørge for at samle al information om Kunde X i den dertilhørende mappe og luge ud i alt andet.

Kronologisk arkivering

Hvis du gerne vil arkivere dine noter kronologisk, så navngiv dine noter i et ensartet format, som for eksempel: ÅÅÅÅ/MM/DD (år/måned/dato) På den måde bliver de automatisk arkiveret i den rigtige rækkefølge.

Benyt dig endelig af muligheden for at omdøbe noter og mapper, hvis deres oprindelige navn ikke længere er specielt relevant eller meningsfyldt.

Følg disse råd, så får du et arkiveringssystem, der virker. Du ved, at du har gjort det rigtigt, når:

  • du kan finde en hvilken som helst information, du skal bruge, i løbet af 50 sekunder
  • du ikke behøver at åbne en mappe for at vide, hvad den indeholder
  • du ikke længere føler behov for det arkiveringsmareridt, der hedder en ‘diverse’-kategori
  • du ikke har nogen noter ’tilovers’, som ikke hører hjemme nogen steder
  • du ikke længere skal vride din hjerne for at finde en bestemt information.