ZTD-metoden: 10 gavnlige forsætter, der kan gøre dig mere produktiv og struktureret i 2018!

Mit skrivebord er ved at brase sammen under vægten af alt det papir, der ligger på det. Hver morgen fortæller mit mailprogram mig, at jeg har mere end 200 ulæste beskeder. 

Forleden dag aftalte jeg to forskellige møder på samme tidspunkt … Kort sagt er jeg nok ikke verdens største organisationstalent! Men i år har jeg truffet en beslutning: Alt det skal være fortid takket være Zen to Done, som også kaldes ZTD-metoden. Metoden er opfundet af Leo Babauta, forfatter til bloggen zenhabits.net, med det formål at tilbyde enkle løsninger på problemer med strukturering af dagligdagen.

  • Jeg skriver mine idéer ned, efterhånden som jeg får dem, og jeg får tit mange i dagens løb, men de fordufter igen lige så hurtigt, som de opstår. Derfor tager jeg ofte noter, så jeg kan huske dem. Jeg bruger en lille notesbog, som er nem at have med alle vegne, så jeg altid kan skrive de idéer ned, jeg får. Så snart jeg har tid, læser jeg noterne igennem igen og overfører de bedste idéer til min opgaveliste i min projektfil eller kalender.
  • Jeg gennemgår alle mine informationer mindst én gang om dagen, og det gælder både e-mails, korrespondance, telefonsvarerbeskeder, mødenotater og noter i min notesbog. Jeg begynder med de nyeste informationer, som jeg håndterer på passende vis, f.eks. ved at arkivere, planlægge, udsætte, uddelegere eller kassere dem.
  • Jeg planlægger mine arbejdsopgaver for den kommende uge. Hver dag prioriterer jeg tre opgaver, som skal udføres den pågældende dag, og det gør jeg så hurtigt som muligt. Derefter kan jeg bedre koncentrere mig om resten og få dem mere effektivt fra hånden eller endda komme forud for planen. Jeg sørger for at opdatere planen, så snart en opgave er udført. Det bedste værktøj til at lette planlægningen med er en dedikeret kalender.
  • Jeg gør én ting ad gangen, og jeg siger nej til multitasking, dvs. til f.eks. at sende en e-mail, besvare telefonen og genlæse en fil samtidig. Hvis tingene skal gøres ordentligt, kan du kun gøre én ting ad gangen! Og frem for alt lader jeg ikke mig selv blive distraheret, for det er svært at finde koncentrationen igen, når først man er blevet afbrudt. Så jeg fjerner alle forstyrrende elementer som e-mail- og sms-notifikationer, telefonens ringetone, åbne faner i browseren, papirer, der ligger spredt ud over skrivebordet osv. Hvis jeg arbejder i et åbent kontorlandskab, finder jeg et mødelokale, hvor der er fred og ro.
  • Hver dag skriver jeg lister over enkle opgaver opdelt i kategorier som hjemme, kontor, projekter, indkøb osv. Jeg kan også bruge min notesbog til at begrænse antallet af ting, jeg skal have på mig. Til denne type information starter jeg bagfra, så den ikke bliver blandet sammen med andre oplysninger og idéer.
  • Jeg organiserer mit arbejdsområde: Jeg gør mit kontor mere overskueligt ved at finde et sted til alting. Jeg anskaffer kontorartikler til arkivering som brevordnere, chartekker, faneblade osv. Jeg sørger for at organisere tingene løbende, så jeg altid har et arbejdsområde, hvor jeg kan koncentrere mig.
  • Jeg gennemgår mine mål en gang om ugen. Jeg gør status over, hvad jeg har fået klaret, og hvad jeg stadig mangler at få gjort. På den måde ved jeg altid, hvad næste opgave på listen er. Hvis jeg ikke har nået mine mål, prøver jeg at finde ud af hvorfor, så jeg kan udtænke måder at blive endnu bedre organiseret på. Jeg gør det samme en gang om måneden og en gang om året, bare mere dybtgående.
  • Jeg prioriterer. Jeg ignorerer alle opgaver og projekter, der ikke er væsentlige, og koncentrerer mig om det, der er vigtigt for at nå mine mål. Jeg stiller mig selv de rigtige spørgsmål, som kan afklare, hvad mine prioriteter er: Er dette møde overhovedet gavnligt i denne fase af projektet? Har jeg med sikkerhed brug for disse oplysninger nu, eller kunne de vente til slutningen af ugen?
  • Jeg fastlægger rutiner. Med undtagelse af konkrete begivenheder som kundeaftaler og teammøder forsøger jeg at starte dagen med et organisatorisk ritual, som altid er det samme: at besvare e-mails, arkivere papirer, bekræfte aftaler, skrive opgavelister, gennemgå min kalender osv. Før jeg holder fyraften, gør jeg det samme igen: sletter e-mails, jeg har taget mig af, streger de opgaver ud, jeg har udført, rydder op på skrivebordet, arkiverer løse papirer osv.
  • Jeg opsøger ting, jeg brænder for. Når man kan lide det, man beskæftiger sig med, er det nemmere at undgå overspringshandlinger og at finde lysten til hele tiden at gøre tingene bedre. Hvis jeg trækker tiden ud, når jeg er på vej på arbejde, er tiden inde til at stille mig selv nogle spørgsmål. Jeg forsøger at finde ud af, hvad det er, der stresser mig, eller hvad jeg ikke kan håndtere. Er det omgivelserne, ledelsen, kunderne, opgaverne eller personlige forhold? Jeg taler om det med mine kolleger, mine ledere og venner, som gerne vil hjælpe. Og siger man ikke, at hvis man ikke kan finde motivationen, så er starten på et nyt år det bedste tidspunkt at finde nyt job eller endda at foretage ændringer i ens liv?!

Ved at begynde at bruge principperne i ZTD-metoden har jeg truffet nogle positive beslutninger om, hvordan jeg vil tilrettelægge mit liv. Inden længe bliver de til vaner, som er dyrebare allierede i forhold til at gøre mig endnu mere effektiv på daglig basis!