GTD, Getting Things Done®, er en enkel, men særdeles effektiv metode til at forbedre sin produktivitet

Denne internationale bestseller af David Allen kom på gaden for nogle år siden i USA (2001) og for nylig i Danmark (2016 – under titlen ”Få tingene gjort”). Den er stadig relevant og inspirerende, fordi dens metode er enkel, omfattende og pragmatisk. De digitale SCRIBZEE®-værktøjer er velegnede som supplement til GTD-metoden.

Omstrukturer dine arbejdsrum

Bunkerne af papir, mapper og notater, der hober sig op på skrivebordet, forstyrrer og distraherer os, selv når vi ikke bemærker dem. Når du rydder op i det fysiske rum, der omgiver dig, får du også bedre orden i dit mentale rum. Hvis du vil begynde at bruge metoden, er det vigtigt at afsætte tid til at rydde op, sortere mapper, anskaffe det rigtige udstyr og beslutte, hvilket sorteringssystem der passer bedst til dig.

 “Et sind som vand”

Anmodninger og information fra e-mails, telefonbeskeder, møder og aftaler smelter sammen til en uafbrudt strøm, men vi får hverken mere tid eller flere ressourcer til at tage os af det. Vores hjerner er stopfulde af ting, vi skal nå, og uafsluttede opgaver, som David Allen kalder “åbne sløjfer”. De ligger os på sinde, forårsager stress og optager ressourcer, der kunne bruges til at få dem fra hånden med.

Et af hovedprincipperne i at “få tingene gjort” er at notere hver enkelt ting ned, der ligger os på sinde, hver en opgave – små og store, personlige og faglige, dem, der haster, og dem, der ikke gør, osv. – i en pålidelig form for ekstern hukommelse, nemlig et stykke papir, nærmere bestemt et ark pr. opgave.

Administrer dine aktiviteter

Når opgaverne er skrevet ned, skal du tydeliggøre dem og organisere måden, du behandler dem på. Ud over den fremgangsmåde, der bliver præsenteret – beslutte, hvilken opgave man skal tage fat på nu, organisere opgaverne i projekter, regelmæssigt gennemgå sine lister og til sidst få det gjort – kan et par enkle tips virkelig ændre dit liv:

  • Tag fat på opgaverne i rækkefølge fra den ene ende af. Den bedste måde at lægge nogle af opgaverne til side på er ved at tage fat på dem ud fra prioritet, vigtighed eller interesse.
  • Læg aldrig noget tilbage i indbakken.
  • Beslut altid, hvad den næste konkrete handling skal være, som du vil foretage dig for at løse en opgave. Tilrettelæggelse af den første uge efter sommerferien er ikke en opgave. Men at ringe til den administrerende direktørs sekretær eller at reservere et værelse på forhånd er derimod konkrete handlinger, der gør det muligt at komme videre.
  • Vores yndlingsråd er 2-minuttersreglen. Hvis noget tager mindre end to minutter at gøre, så gør det med det samme, selv om det ikke haster. Dette enkle råd kan ændre din måde at arbejde på og spare masser af tid.

Hvad nu, hvis SCRIBZEE® kunne hjælpe dig med at anvende GTD-metoden?

Sådan planlægger du din dag ud fra de ting, du vil have fra hånden: Dagen før eller om morgenen skriver du en liste med alle de ting, du har besluttet at gennemføre den pågældende dag, på et ark papir i notesbogen. Skriv dato på siden, og scan den med SCRIBZEE®, så du kan kigge på den hvor som helst og når som helst.

Pas på med at blive for ambitiøs. Skriv en realistisk og gennemførlig liste med opgaver, som, når dagen er slut, vil vise dig, hvor effektiv du har været. Målet er at gennemføre alle dagens opgaver. Der er ikke noget værre end at være nødt til at blive ved med at udskyde uafsluttede opgaver. Men hvis det sker, skal du stille dig selv følgende spørgsmål: Var de opgaver, jeg har skrevet på listen, virkelig konkrete opgaver, der kan gennemføres, og ikke miniprojekter, der kræver flere faktiske handlinger?

Kom i gang, i morgen er der atter en dag!