Seks vaner, du kan indføre for at optimere dine professionelle to do-lister

Hvor ofte har du ikke forladt kontoret og tænkt “Pokkers, jeg har da fuldstændig svedt ud, at jeg skulle ringe til dén og dén i dag!” eller “Øv, jeg havde jo lovet højt og helligt, at jeg ville sende den e-mail til min kollega!” 

I situationer som disse har du brug for en to do-liste – et nyttigt værktøj til at organisere dit arbejde og blive mere effektiv.

Rette tid og rette sted er afgørende

Sofaen i din opholdsstue er ikke nødvendigvis det rigtige sted at skrive din to do-liste til arbejdet. Måske er det lettere i de rigtige omgivelser! Dit kontor har mange fordele at byde på – ikke mindst, at du har alle de nødvendige oplysninger ved hånden: kalender, mødenotater, mailkorrespondance, kontaktoplysninger osv. På den måde kan du være sikker på, at der ikke er noget, du har overset. Med hensyn til tidspunktet, så er dag og klokkeslæt af mindre betydning. En to do-liste skal tilpasses dine aktiviteter, ikke din kalender! Dog bør du helst vælge et tidspunkt, hvor du er sikker på ikke at blive forstyrret.

Optimal tænkning kræver godt værktøj

Det er en videnskabelig kendsgerning: en blyant og en notesbog er mere befordrende for organiseret tænkning end et tastatur. Først og fremmest forbedrer denne metode hjernens hukommelsesevne. Når du først har skrevet din to do-liste, vil en stor del af den allerede være afklaret i dit hoved, og det vil hjælpe dig med at klare alt, hvad der ellers er på listen. Du bør også benytte dig af specialiserede hjælpemidler, såsom OXFORD® Task Manager, en lille og meget praktisk notebog til håndtering af to do-lister. Med den i hånden har du et sæt symboler, et sidehovedfelt, så du kan inddele dine opgaver efter tema, og en højremargen, hvor du kan skrive dato eller navn, så du altid kan holde styr på, hvor langt du er med dine projekter. Og så er den kompatibel med SCRIBZEE®-appen, hvilket er endnu et plus!

Ikke ÉN, men FLERE to do-lister

To do-lister, der bare vokser og vokser er mere nedslående end motiverende. Afhængig af din rolle, hvorfor så ikke organisere dem efter tema (‘Projekt X’, ‘Arrangement den 18. december’, osv.) i stedet for efter ugenummer eller dato? Så bliver de ligesom værktøjskasser, som du kan få adgang til, når du har brug for at håndtere et bestemt emne – og så kan du hurtigt se, hvad du mangler, og hvad tidsfristen er.

Tilføj din to do-liste med et enkelt klik

For virkelig at gavne din produktivitet bør din to do-liste være let at gå til og være forbundet med det relevante emne. Når du har lavet et udkast i din OXFORD®-notesbog, kan du scanne det med SCRIBZEE®. Brug appen til at oprette en mappe, der fx hedder ‘Projekt X’, hvor du kan gemme udkastet sammen med mødereferater, vigtige kontaktpersoner osv. Det betyder, at du altid har det ved hånden på din smartphone, hvor du også har adgang til alle de relevante oplysninger.

Tænk på det som et samarbejdsværktøj

Har du en rolle, der involverer samarbejde om projekter med dine teams eller kunder? Din to do-liste kan være et meget nyttigt værktøj for alle, der arbejder sammen med dig. Efter et møde kan du arbejde proaktivt og udarbejde en to do-liste, der er organiseret efter punkt og deltager. Registrer den i SCRIBZEE®, og send den til dine kolleger pr. e-mail. På den måde befinder alle deltagere sig på samme informationsniveau og kan gøre, hvad der skal til, for at løse opgaven.

Prioriter dine handlinger

Det er ikke alle opgaver, der har den samme risikofaktor eller haster i samme grad. For at du hurtigt kan se, hvad der skal prioriteres højest, kan du bruge farvekoder (efter projekt, deadline osv.) eller lave en oversigt (‘Haster’, ‘Senest 15. december’, ‘Aftal et møde’ osv.). For at blive endnu mere effektiv kan du skrive kontaktoplysningerne (e-mailadresse og telefonnummer) på de personer på din to do-liste, du har brug for at kontakte. Det betyder, at du ikke springer over eller glemmer at ringe op, fordi du ikke har oplysningerne ved hånden, når du skal bruge dem.

Hvis du følger dette råd, vil din to do-liste blive nøglen til større effektivitet hele dagen igennem!