Sortiere und organisiere deine informationen

Du hast dir in deinem Oxford Notizbuch im Unterricht, bei einem Meeting oder bei einem Kundenbesuch Notizen gemacht und natürlich hast du sie in SCRIBZEE eingescannt. Du hast also Informationen gespeichert, um jederzeit und überall auf sie Zugriff zu haben. Aber kannst du sie wirklich schnell wiederfinden, wenn du sie brauchst?

Mit der SCRIBZEE- Suchfunktion (das Lupensymbol) in NOTES kannst du schnell deine Notizen finden, indem du dein Schlagwort eingibst. Du kannst deine Notizen auch nach Themen in Ordnern sortieren. Auch hier kannst du wieder die Suchfunktion nutzen, um in der Liste der Ordner den richtigen zu finden.

Also warum sollte man seine Notizen ordnen?

Erst einmal kannst du mit SCRIBZEE Ordner erstellen, personalisieren, Sachen hinzufügen und Inhalte teilen.

Wenn du Schüler oder Student bist, dann legst du dir natürlich für jedes Fach einen Ordner an. Schreibe auf deine Notizen immer das Datum, so kannst du sie ganz einfach ordnen und fertig bist du. So ist es viel einfacher zu wiederholen und Informationen mit deinen Freunden zu teilen.

Wenn du allerdings berufstätig bist, dann entscheidet die Art und Weise, wie du deine Notizen ordnest darüber, wie schnell du sie wiederfindest. Denn oftmals enthält ein Meeting, eine Besprechung oder auch ein Denkprozess alleine mehrere Themen. Und da wir oft nicht so genau sind mit der Benennung von Projekten und der Rechtschreibung der Projektnamen, ist es umso schwieriger mit der Suchfunktion das Richtige zu finden. Deswegen ist es äußerst wichtig, wie du deine Dokumente benennst und ordnest.

Hier sind ein paar Tipps, um dir das Leben zu erleichtern:

Nur ein Thema pro Seite

Wenn es möglich ist, benutze für jedes neue Thema eine neue Seite. Dadurch verbraucht man zugegeben mehr Papier, aber es ist dadurch einfacher die Themen in logische Ordner zu sortieren. Deine Notizen spiegeln natürlich deine vielfältigen Interessensfelder wider, aber sie sind kein Kuddelmuddel.

Kein Kuddelmuddel-Ordner

Zum Beispiel erstellst du den Ordner „Administration“, weil Verwaltung in deinem Job nur einen kleinen Teil ausmacht. Das Risiko ist, dass du wahrscheinlich mit der Zeit viele Sachen in den Ordner tust, die nur entfernt etwas damit zu tun haben. Überleg dir also nochmal ob es nicht doch besser wäre, mehrere Ordner zu erstellen anstatt nur einen mit einem dehnbaren Namen.

Finde den besten Titel

Wenn du einen Ordner benennst, solltest du dich fragen: „Wann werde ich ihn brauchen?“ (und nicht: „Was passt dazu?“). Wenn du die erste Frage beantwortest, dann wirst du schon wissen, in welcher Situation du diese Notizen benötigst. Und die Antwort darauf gibt dir schon der Titel für den Ordner und der ist entscheidend, wenn du das nächste Mal nach ihm suchst. Zum Bespiel, wenn du einen Ordner „Vertrieb“ nennst, ist es vielleicht nicht der beste Titel, wenn du im Vertrieb arbeitest. Es ist dann vielleicht besser die Ordner „Meine zukünftigen Präsentationen“ oder „Projekt für Kunde X“ zu benennen, auch wenn es in beiden Fällen um den Vertrieb ging. Je spezifischer und zweckorientierter die Titel der Ordner sind, desto einfacher und schneller findest du in Zukunft deine Notizen.

Nur die Informationen, die du brauchst – nicht mehr und nicht weniger

Du solltest nicht Dinge zusammentun, die überhaupt nichts miteinander zu tun haben. Da du jederzeit Seiten aus einer Notiz löschen oder hinzufügen kannst, solltest du darauf achten, dass immer alle Informationen über Kunde X in einem Ordner gebündelt sind, aber sonst nichts anderes im Ordner ist.

Chronologisch ordnen

Wenn du deine Notizen chronologisch ordnen willst, musst du immer das gleiche Format benutzen wie z.B. JJJJ/MM/TT (Jahr/Monat/Tag). Auf diese Weise werden die Ordner automatisch chronologisch gespeichert. Benenne ruhig Ordner oder Notizen um, wenn sie nicht länger relevant oder wichtig sind.

Befolge dieses vorgeschlagene Ordnungssystem, das sehr effektiv ist. Du weißt, dass du es richtig machst, wenn:

  • du jede Notiz, die du brauchst, in weniger als 50 Sekunden findest
  • du weißt, was in einem Ordner ist, ohne ihn zu öffnen
  • du nicht mehr das Bedürfnis hast, einen Ordner den verheerenden Namen „Sonstiges“ zu geben
  • du keine Notizen mehr hast, die nirgendwo reinpassen
  • du dir nicht mehr den Kopf zerbrichst, um die richtigen Notizen zu finden.

Laurence Einfalt